Konec ztrácení faktur v přísně regulovaném odvětví

Výsledky:

• 100 % přehled o koloběhu faktur přinesl okamžitý stav rozpracovanosti dokladů a konec situací, kdy se faktury zdržovaly na stolech, v šuplících nebo v e-mailových schránkách.
• Jednoznačně přiřazená odpovědnost zajistila přesně nastavené schvalovací toky, které eliminují otázku, koho se faktura týká, a automaticky navigují doklad ke správnému schvalovateli.
• Jednoduché a rychlé dohledání dokumentů znamená, že všechny faktury, přílohy a schvalovací záznamy jsou okamžitě dostupné na pár kliknutí v centrálním rozhraní.
• Mobilita ve schvalovacím procesu zaručuje, že manažeři potvrzují faktury bez prodlení kdykoli a odkudkoli, a to i mimo kancelář.
• Zjednodušení finanční administrativy představuje zrychlení celého procesu od přijetí dokladu až po jeho finální zaúčtování a úhradu.

Zadání od klienta:

• Odstranit ruční a nepřehledný oběh faktur, při kterém hrozilo zdržení, zapadnutí dokladu nebo ztráta přehledu o schvalovatelích.
• Nahradit neefektivní dohadování přes e-maily jasným digitálním schvalovacím procesem s pevně danou odpovědností.
• Poskytnout manažerům flexibilní nástroj pro schvalování dokladů i na cestách či při práci na dálku.
• Zajistit okamžitou dostupnost historie každého dokladu pro potřeby finanční kontroly a interního auditu.

Navržené řešení:

ReFIS vytvořil pro Stada Pharma Slovakia přehledné a plně automatizované pracoviště pro správu a schvalování dodavatelských dokladů. Systém nahradil ruční posouvání dokladů a e-mailové výzvy jasně strukturovaným workflow. Každá přijatá faktura je automaticky nasměrována odpovědné osobě podle nastavených kompetencí a pravidel zastupování, čímž se předchází jakýmkoli prostojům. Uživatelé mají k dispozici webové i mobilní rozhraní, díky čemuž doklady schvalují promptně z jakéhokoli zařízení. Systém zároveň slouží jako přehledný digitální archiv s kompletní historií schvalovacích úkonů u každého dokladu.

Implementace:

Implementace systému proběhla bez zbytečného narušení běžného provozu společnosti. Uživatelé ocenili přímočaré rozhraní, které si osvojili bez nutnosti složitého zaškolování. ReFIS se stal přirozeným a spolehlivým nástrojem každodenní finanční operativy, přičemž společnost Stada Pharma Slovakia získala připravený základ pro další fáze automatizace a legislativní požadavky eFaktury.