ReFIS Flow pro obchod a služby

Rychlejší schvalování

Díky online schvalování žádanek, objednávek, faktur a dalších dokladů výrazně zrychlíte schvalovací proces. Doklady můžete schvalovat online, z jakéhokoli místa na světě. Workflow (pořadí, v jakém dokumenty kolují mezi zaměstnanci) je nastavitelné a může zahrnovat více osob. Kolega odpovědný za vozový park uvidí jen doklady týkající se vozového parku a nejlépe posoudí, zda je fakturace oprávněná.

Doba od přijetí objednávky do fakturace se u našich zákazníků zkrátila v průměru o 9 dní.

Odstranění nepotřebných a neefektivních nákladů

Schvalování objednávek a žádanek zamezí nepotřebným nákupům. Schvalování přijatých faktur zase snižuje pravděpodobnost, že zaplatíte fakturu, která nebyla vyfakturována oprávněně – například práce byly odvedeny v jiném rozsahu, zboží dodáno v jiné kvalitě a podobně. Snižte náklady firmy díky přehledu o všech výdajích, které firma vynakládá.

Ve firmách s povinným schvalováním klesly náklady v průměru o 7,1 %.

Snížení chybovosti

Nejčastějšími problémy firem, které se na nás obrátily a staly se našimi zákazníky, byly úhrady na nesprávný účet či s nesprávným variabilním symbolem, ztráta dokladů nebo objednávka mimo plán, o které nikdo nevěděl až do příchodu faktury.

AI čtení dokladů minimalizuje lidský faktor a odstraňuje chybovost při přepisování. Přesná a spolehlivá data z ReFISu můžete exportovat do dalších firemních systémů.

Úspora času na administrativních úkonech

Administrativní úkony zpomalují vaši firmu. Neberou čas jen administrativním pracovníkům – co je horší, ukrajují i z produktivního času manažerů. ReFIS tak šetří čas dvakrát: manažeři se věnují aktivitám, které přímo souvisejí s jejich prací, a administrativa se zbaví nepotřebné práce.

Po zavedení ReFISu ušetří manažer v průměru 3 hodiny týdně.

Snížení pracnosti a zrychlení procesů

ReFIS extrahuje všechna důležitá data z faktur automaticky a osvobodí vás od chyb při manuálním zadávání. Účetní se tak mohou věnovat účtování místo zdlouhavého přepisování dokladů.

Při zpracování přijatých faktur ušetříte až 80 % času.

Kontrola a přehled v reálném čase

Absolutní kontrola nad každým dokladem v přehledné podobě – kdykoli víte, kde se doklad nachází a na čí schválení čeká. Stav nákladů, projektů i rozpočtů vidíte okamžitě po schválení dokladu, bez čekání na měsíční uzávěrku. Manažeři tak rozhodují na základě aktuálních dat, ne odhadů.

Všechno na jednom místě, 24/7

Elektronické úložiště všech dokladů k dispozici 24 hodin denně odkudkoli – z počítače i z mobilu. Doklad se uloží přesně tam, kam patří, a vyvoláte si ho na pár kliknutí. Konec hledání v šanonech, na sdílených discích a v e-mailových schránkách.

Legislativní jistota

Povinná eFaktura, síť PEPPOL i archivace dokladů podle zákona. ReFIS je akreditovaným poštovním operátorem eFaktury – zákonné povinnosti plníte automaticky, bez studování legislativy a bez rizika pokut.

Rychlé přijetí zaměstnanci

Nejčastějším důvodem selhání digitalizačních projektů není technologie, ale to, že ji zaměstnanci nepřijmou. ReFIS se přizpůsobí vašim lidem a procesům – nenutí je pracovat jinak, jen pohodlněji. Zaškolíme je podle rolí a věnujeme se jim, dokud se firma nebude v automatizaci cítit jako doma.

Naši klienti potvrzují: zaměstnanci si zvykli rychle.

Bezpečnost dokumentů

Citlivé doklady se nepovalují po stolech ani v e-mailových schránkách. Detailní přístupová práva zajistí, že každý vidí jen doklady, které mu patří – podle rolí, oddělení či projektů. A když přijde audit, auditorům poskytnete přístup na pár kliknutí.

Služba, která roste s vámi

Žádný drahý IT projekt s nejistým koncem a skrytými náklady. ReFIS je služba s měsíčním paušálem – nasadíme ji za několik týdnů, přizpůsobíme vašim procesům a noví uživatelé se už jen připojují. Když první změny přinesou užitek, můžeme plynule pokračovat ve zlepšování.

Data pro vyjednávání s dodavateli

Přesný přehled, kolik a u koho utrácíte – podle dodavatelů, středisek, projektů či období. S daty v ruce vyjednáte lepší ceny a odhalíte nákupy, které firma nepotřebuje.

Kontinuita při odchodu zaměstnance

Procesy, historie a doklady jsou v systému, ne v hlavách a v šanonech. Při odchodu kolegy se nic neztratí – jeho agendu vidí zástupce a nový člověk se už jen připojí. Firma není závislá na jednotlivcích.

Odolnost proti havárii

Požár, voda či ukradený notebook dokážou papírový archiv nenávratně zničit. Elektronický archiv v cloudu se zálohami funguje dál – vaše doklady jsou v bezpečí a firma pokračuje bez přerušení.

Zamezení interním podvodům

Schvalovací pravidla a limity zajistí, že žádný doklad neprojde „potichu“ – co je třeba schválit, schválí ten, kdo k tomu má oprávnění. Auditní stopa kdykoli ukáže, kdo doklad viděl, upravil a schválil.

Práce odkudkoli

Schvalovatel nemusí být v kanceláři – doklady schválí z domova, ze služební cesty i z dovolené, z počítače nebo z mobilní aplikace. Home office a hybridní práce bez papírů a bez čekání.

Nezávislost na účetním softwaru

Účetní programy se ve firmách časem mění – ReFIS zůstává. Oběh dokladů, schvalování i archiv fungují dál bez ohledu na to, jaký ekonomický systém právě používáte. Vaše investice do digitalizace tak přežije každou výměnu účetnictví.

Růst bez růstu administrativy

Zvládnete násobně více dokladů bez nových lidí v administrativě. Naši klienti zpracovávají i desetitisíce faktur měsíčně – a jejich backoffice přitom neroste. Co předtím nestíhali dva, zvládne jeden.

Spokojenější zaměstnanci, méně papíru

Méně otravného přepisování, sbírání podpisů a listování v šanonech. Nenutíme lidi pracovat jinak – jen pohodlněji. Ušetříte i papír, tisk a doručování dokladů mezi provozovnami.