ReFIS zajistil komplexní řešení pro vnitrofiremní nákupy v Hedin Automotive

Výsledky:

• Zjednodušení a zpřehlednění nákupních procesů ve firmě od vytváření interních nákupních žádanek a jejich schvalování až po vytváření objednávek a sledování dodání a fakturace.
• Automatické generování objednávek zrychluje jejich zpracování
• Vyšší efektivita díky digitálnímu přehledu o stavu dokladů, reportingu a automatickému párování faktur s objednávkami

Zadání od klienta:

• Vytvořit vnitrofiremní e-shop a zdigitalizovat procesy, které zrychlí nákupy zboží do firmy a umožní odpovědným manažerům jednoduchou a efektivní kontrolu nad doklady.

Navržené řešení:

Vytvoření interního e-shopu v rámci ReFISu, ve kterém zaměstnanci místo placení vytvářejí žádanky na nákupy, jež schvalují manažeři. Fungování navrženého řešení:

• Příslušný zaměstnanec si v rámci ReFISu vložením do nákupního košíku vytvoří žádanku na zboží nebo služby, které potřebuje pro firmu nakoupit
• Odpovědný pracovník žádanku podle svých oprávnění schválí a následně oddělení nákupu ze schválených žádanek vytvoří objednávky, které odešle dodavatelům.
• Příjem zboží od dodavatele potvrzuje odpovědný pracovník potvrzením faktury; k jejímu schvalování už nedochází, pokud její výše nepřekračuje částku schválenou na žádance.

Klient Hedin Automotive využívá v rámci ReFISu i elektronizaci dokumentů – faktura od dodavatele je proto automaticky přečtena prostřednictvím OCR (automatické rozpoznávání textu) a zarchivována.

Implementace:

Adaptace zaměstnanců na ReFIS byla plynulá, rozdělená do fází.

Výsledky:

Interní e-shop v Hedin Automotive Bratislava přinesl zaměstnancům na oddělení nákupu pohodlnější práci a ušetřil jim čas. Dnes vytvářejí a schvalují objednávky mnohem jednodušeji a celý proces navíc funguje rychleji a digitálně. V Hedin Automotive zároveň díky ReFISu získali větší přehled o dokumentech (žádanky, objednávky, faktury) a archiv s elektronizovanými doklady jim přinesl i zjednodušený přehled o jejich stavu a rychlejší dohledání včetně identifikace odpovědnosti za jejich schválení.