Od přijetí dokladu přes schválení až po zaúčtování. Všechno schválené dřív, než se to stihne ztratit.
Schvalujte faktury, žádanky, objednávky nebo smlouvy a použijte tak firemní peníze jen na to, co je skutečně potřeba. Odstraňte nepotřebné a neefektivní náklady firmy. Schvalovací cesty mohou být víceúrovňové, se zastupováním i s automatickým přiřazením podle nastavených pravidel.
Přepisování přijatých faktur nebo pokladních dokladů nechte na AI. ReFIS automaticky extrahuje všechna důležitá data z faktur, pokladních dokladů a dalších dokladů – osvobodí vás od chyb při manuálním zadávání a ušetří desítky hodin času.
Všechny dokumenty na jednom místě, v elektronické podobě a dostupné 24/7 odkudkoli přes internet. Příjem dokladů přes centrální elektronickou podatelnu do online archivu snižuje riziko ztráty dokladu a ušetří čas při jeho hledání – v archivu se nic neztratí. Přístup můžete jednoduše poskytnout například i auditorům.
Účetní se mohou věnovat komplexním problémům místo zdlouhavého manuálního účtování. ReFIS na základě zvolených kritérií automaticky přiřadí správný účet z účtové osnovy – například podle dodavatele, klíčových slov nebo výše částky – a doklady po schválení importuje do účetního programu včetně uvedení účtu a střediska. Úlohou účetního je proces už jen kontrolovat.
Plynulý nákupní proces bez e-mailového chaosu a zbytečných telefonátů. Zaměstnanci vytvářejí žádanky, ze schválených žádanek snadno vytvoříte objednávky – schvalování žádanek a objednávek přitom zamezí nepotřebným nákupům. Došlou fakturu systém automaticky spáruje s objednávkou a podle pravidel nastaví schvalovací workflow (pokud nepřekračuje schválenou částku, lze nastavit, že se už jen potvrdí dodání).
Odesílání a příjem faktur přes evropskou síť PEPPOL — validace faktury ještě před odesláním, zaručené doručení protistraně i jednoduchý příjem elektronických faktur včetně příloh. Přijaté doklady pokračují do schvalování a elektronického archivu – bez skenování a přepisování. Evropská iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age) postupně zavede elektronickou fakturaci v celé EU – s ReFISem na ni budete připraveni.
Tvorba rozpočtů a sledování jejich plnění přímo při schvalování dokladů. Na pokročilé plánování plynule navážete produktem ReFIS Plan.
Faktura má často jen 1–2 řádky, ale existuje k ní detailní rozpis v Excelu – například náklady na jednotlivá vozidla u leasingu. ReFIS rozpis z XLSX naimportuje a fakturu vloží rozúčtovanou do detailních řádků.
Zaměstnanci předávají doklady – za tankování, ubytování či jiné výdaje – vyfocením přes mobilní aplikaci ReFIS. Vyúčtování proběhne bez papírů a bez shánění účtenek.
Archiv smluv s hlídáním platnosti, online podepisováním a elektronickými podpisy objednávek (ReFIS Sign). Smlouvy jsou v ReFISu inteligentní – umí například automaticky vystavovat faktury (ReFIS Billing) nebo sledovat cash-flow i na základě údajů ze smluv (ReFIS Finance).
Firemní katalog položek spravovaný nákupním oddělením, z něhož zaměstnanci přímo vytvářejí žádanky – ty jdou na schválení a ze schválených se vystaví objednávka. Katalog využijete i při fakturaci (ReFIS Billing) nebo ve skladovém hospodářství (ReFIS Warehouse).
Vzhled objednávek, faktur a dalších dokumentů si nastavíte vizuálně – PDF šablony upravíte bez programování.
Odjíždíte na dovolenou? Nastavte si zástupce a schvalování se nezastaví – doklady mezitím schvaluje pověřený kolega.
E-mailové notifikace v pravidelných intervalech připomenou, které doklady čekají na vaše schválení. Nastavíte si, kdy a o čem chcete být informováni.
Schvalování dokladů, přehled výdajů a předávání dokladů vyfocením – přímo z mobilní aplikace ReFIS, kdekoli se nacházíte.
Každá akce s dokladem je zaznamenaná – kdykoli dohledáte, kdo doklad viděl, upravil nebo schválil a kdy. Kompletní historie vyhovuje auditu i archivaci z daňového hlediska.
Přístupy a viditelnost dat nastavíte do detailu – podle rolí, oddělení, středisek či projektů. Manažer vidí jen doklady svého oddělení, kolega odpovědný za vozový park jen doklady vozového parku a projektový manažer jen své projekty. Systém přesně kopíruje vaši organizační strukturu.
Přihlašování přes SSO (SAML, Microsoft, Google), dvoufaktorové ověření a biometrie v mobilní aplikaci. Data bezpečně v datacentru v EU, provoz možný i na vaší vlastní infrastruktuře. Uživatele včetně organizační struktury a hierarchie automaticky importujeme například z MS Entra ID nebo LDAP.
Skupiny firem a holdingy spravujete pod jedním přihlášením – více společností v jednom systému a konsolidované pohledy na doklady napříč celou skupinou.
K dokladům si přidáte vlastní pole a dimenze podle potřeb firmy – projekt, vozidlo, zakázku či cokoli jiného. Doklady pak podle nich filtrujete, schvalujete i reportujete.
Doklady se uchovávají podle nastavených retenčních pravidel a zákonných lhůt. Po jejich uplynutí umí systém data skartovat nebo anonymizovat v souladu s GDPR.
Data z ReFISu pravidelně exportujete do BI nástrojů nebo do datového skladu pro controlling. Na manažerské reporty přímo navazuje ReFIS Manager.
ReFIS komunikuje v 9 jazycích: čeština, slovenština, angličtina, němčina, turečtina, rumunština, ruština, polština a maďarština.
Na schvalování a digitalizaci dokladů navazují další moduly ReFISu. Všechny sdílejí stejná data, takže rostete bez dalších integrací.
Automatický výpočet fakturované částky přesně podle specifik vaší firmy, hromadné odeslání faktur, sledování úhrad a upomínky.
Manažerské rozhodování a tvorba reportů za firmu, projekty nebo obchodní zástupce.
Rozpočty za celou firmu, oddělení, tým či projekt a sledování jejich plnění přímo při schvalování dokladů.
Kdy a kolik zaplatíte, kolik dostanete a kolik bude na účtu – řízení cash-flow v reálném čase.
Digitální podepisování dokumentů – smluv, objednávek i interních dokladů.
Víte, kde, kolik a čeho máte. Náklady přiřadíte projektu až při výdeji ze skladu, takže ziskovost projektů sedí přesně.
Přístupový bod do sítě PEPPOL pro odesílání a přijímání elektronických faktur.
Přidejte se k firmám, které už dnes šetří čas a peníze.