ReFIS zaujal i německou centrálu

Výsledky:

• Zrychlení celého životního cyklu faktury přineslo plynulý tok od přijetí přes schválení a zaúčtování až po úhradu.
• Transparentní workflow zajistil, že systém sám řídí schvalování bez přeposílání e-mailů a ověřování odpovědností.
• 100 % eliminace chybějících dokladů zajistila, že všechny faktury, interní poznámky a schvalovací kroky jsou centrálně zaznamenány na jednom místě.
• Úspora času a odbourání ruční administrativy znamenají výrazně kratší zpracování faktur díky automatizovanému oběhu dokladů.
• Mezinárodní přesah řešení přinesl nasazení ReFISu i v německé mateřské firmě, kde z údajů ze SAP vytváří eFaktury ve formátu ZUGFeRD.

Zadání od klienta:

• Odstranit zdlouhavý a chaotický proces ručního přerozdělování faktur a jejich schvalování přes e-maily.
• Zamezit zdržením při hledání odpovědných osob a předejít situacím, kdy se doklady ztrácely v e-mailových schránkách.
• Umožnit finančnímu oddělení a managementu pracovat s doklady bezpečně a odkudkoli (podpora práce z domova).
• Vyřešit centralizaci komunikace k dokladům, aby se poznámky a připomínky ke schvalování neztrácely v e-mailech.

Navržené řešení:

ReFIS vytvořil pro společnost jednotné digitální pracoviště pro příjem, schvalování a archivaci všech přijatých faktur. Místo nepřehledného e-mailového toku a ručního zjišťování, koho se faktura týká, probíhá celý proces v automatizovaném workflow s přesně nastavenými schvalovacími pravomocemi a zastupováním. Schvalovatelé píší poznámky přímo k dokladům, takže finanční oddělení nic nedohledává v e-mailech. Systém slouží i jako digitální archiv a je propojený se SAP – z údajů ze SAP vytváří eFaktury a odesílá je přes síť Peppol na Slovensku nebo ve formátu ZUGFeRD v Německu.

Implementace:

Nasazení systému předcházelo nastavení schvalovacích toků a adaptace uživatelů na práci v moderním digitálním rozhraní. Schvalovatelé si otevřou fakturu, doplní poznámku a schválí ji na jednom místě. Implementace proběhla plynule a uživatelé si práci v cloudovém prostředí velmi rychle osvojili. Díky intuitivnímu rozhraní a přehlednosti se systém stal přirozenou součástí každodenního chodu slovenského provozu a následně položil základ pro rozšíření do zahraniční centrály.