Software pro zpracování 10 000 faktur ročně?

Výsledky:

• Snížení ztrát dokladů na jednotlivých provozovnách
• Rychlejší schvalovací proces.
• Zkrácený čas v rámci logistiky – přesunu faktur mezi provozovnami
• Zvýšení přesnosti účtování při importu faktur
• Získaná schopnost vytvářet podrobnější analýzy

Zadání od klienta:

• Zajistit elektronizaci oběhu dokladů ve firmě.
• Získat větší přehlednost, pořádek a kontrolu nad dokumenty, které do firmy proudí.
• Okamžitá jasná odpovědnost za schvalování faktur.

Navržené řešení:

Ve společnosti HÍLEK a spol., a.s. ročně zpracují přibližně 10 000 faktur. ReFIS dokáže doklady sbírat, zpracovávat a přehledně archivovat. Jasnou volbou proto bylo elektronické zpracování, ale i schvalování dokladů v rámci ReFISu, které jsme přizpůsobili individuálním potřebám klienta. ReFIS jsme nastavili tak, aby dokázal z dokladů automaticky přečíst i nadstandardní údaje: informace o značce, modelu auta i o konkrétním VIN čísle auta – díky čemuž může společnost HÍLEK přesně sledovat doklady a náklady na konkrétní auto nebo model.

Implementace:

ReFIS ve firmě HÍLEK a spol., a.s. zavedli v lednu 2021. Během pandemie COVID-19 bylo téměř nutností optimalizovat a elektronizovat práci s doklady ve firmě a změnit jejich oběh na bezpapírový, rychlejší a přehlednější. Transformace se podařila rychle a bezbolestně, ReFIS budou brzy využívat už třetí rok.

Výsledky:

Projevily se ve zrychlení práce s dokumenty, které se zpracovávají digitálně bez manuálního přepisování a jsou přehledně tříděné v rámci elektronického archivu, ve kterém se nic neztratí. Všechny došlé faktury ve firmě HÍLEK a spol., a.s., přicházejí přes systém ReFIS, kde procházejí schvalováním podle stanovených pravidel, a po schválení se importují do účetního programu spolu s uvedením účtu a střediska.