Softvér pre spracovanie 10 000 faktúr ročne?

Zadanie od klienta:

• Zabezpečiť elektronizáciu obehu dokladov vo firme.
• Získať väčšiu prehľadnosť, poriadok a kontrolu nad dokumentmi, ktoré prúdia do firmy.
• Okamžitá jasná zodpovednosť za schvaľovanie faktúr.

Navrhnuté riešenie:

V spoločnosti HÍLEK a spol.,a.s. ročne spracujú približne 10 000 faktúr. ReFIS dokáže zbierať, spracovávať a prehľadne archivovať doklady. Jasnou voľbou preto bolo elektronické spracovanie, ale aj schvaľovanie dokladov v rámci ReFIS-u, ktoré sme prispôsobili individuálnym potrebám klienta. Nastavili sme ReFIS tak, aby dokázal automaticky prečítať z dokladov aj nadštandardné údaje: informácie o značke, modele auta a aj konkrétneho VIN čísla auta - vďaka čomu dokáže spoločnosť HÍLEK presne sledovať doklady a náklady na konkrétne auto alebo model.

Implementácia:

ReFIS vo firme HÍLEK a spol., a.s. zaviedli v januári 2021. Počas pandémie COVID-19 bola takmer nutnosť optimalizovať a elektronizovať narábanie s dokladmi vo firme a zmeniť ich obeh na bezpapierový, rýchlejší a prehľadnejší. Transformácia sa podarila rýchlo a bezbolestne, ReFIS budú využívať čoskoro už tretí rok.

Výsledky:

Dostavili sa v zrýchlení práce dokumentov, ktoré sa spracúvajú digitálne bez manuálneho prepisovania a sú prehľadne triedené v rámci elektronického archívu, v ktorom sa nič nestratí. Všetky došlé faktúry vo firme HÍLEK a spol., a.s., prichádzajú cez systém ReFIS, kde prechádzajú schvaľovaním podľa určených pravidiel, po schválení sa importujú do účtovného programu spolu s uvedením účtu a strediska.