ReFIS v Niersberger Slovakia hlídá garanční pozastávky na projektech

Výsledky:

• Automatizovaná evidence pozastávek zajistila hlídání záručních lhůt u montážních projektů bez ruční evidence v tabulkách.
• Konec ručního dohledávání znamená, že systém sám přiřazuje schvalovatele podle projektů.
• Automatický import do Pohody zajistil plynulý a bezchybný přenos zaevidovaných dokladů do účetního softwaru bez ruční práce.
• 4 vlastní šablony objednávek představují flexibilní generování specifických PDF objednávek s různými údaji a texty podle typu zakázky.
• Mobilita a rychlost schvalování zaručují, že schvalovatelé potvrzují doklady obratem přímo v systému, a to i mimo kancelář.
• Využití finančního skonta v praxi přímo snižuje náklady a optimalizuje firemní cash flow.

Zadání od klienta:

• Získat spolehlivý nástroj pro sledování garančních pozastávek u subdodávek bez ručního hlídání termínů v Excelu.
• Snížit chybovost při zápisu účetních dokladů a automatizovat přenos dat do účetnictví Pohoda.
• Získat nástroj schopný přizpůsobit se projektové struktuře firmy (různé typy zakázek, dlouhodobá údržba, kódy CPA).
• Nastavit specifické funkce, které běžné schvalovací systémy nenabízejí – zejména práci s finančním skontem, platností cen a generováním více typů objednávek.
• Odstranit ruční zjišťování, koho se faktura týká, a shánění schválení přes e-maily.

Navržené řešení:

ReFIS poskytl společnosti Niersberger Slovakia komplexní digitální prostředí pro správu dat, schvalování a řízení projektových nákladů. U montážních projektů TZB eviduje garanční pozastávky vázané na etapy a záruční lhůty – při schvalování subdodavatelských faktur oddělí pozastavené částky a hlídá termíny jejich uvolnění, čímž předchází předčasnému vyplacení jistoty. Při schvalování pracuje i se skontem a platností cen. Náklady eviduje podle projektů a dlouhodobé údržby včetně kódů CPA. Pro vystavené objednávky jsme připravili 4 vlastní PDF šablony. Schválené doklady se automaticky exportují do Pohody.

Implementace:

Nasazení systému proběhlo plynule s důrazem na přesné splnění zakázkových požadavků klienta. Díky flexibilitě ReFISu se podařilo úspěšně integrovat specifické šablony i propojení s účetnictvím Pohoda. Uživatelé ocenili intuitivnost prostředí, okamžitý přehled o stavu dokladů a výrazné zrychlení každodenní agendy.