Vybrané finanční společnosti, kterým už pomáháme
Investiční skupiny, finanční zprostředkovatelé a poradenské společnosti. Pořádek v dokladech napříč celou skupinou, auditovatelnost každého kroku a citlivá data pod kontrolou.
Vybrané finanční společnosti, kterým už pomáháme
Pracujete s cizími penězi a důvěrou klientů. Vaše interní procesy proto musí obstát před auditorem, regulátorem i investorem – a přesně na to je ReFIS postavený.
Desítky společností, fondů či projektových firem pod jednou střechou díky multi-company režimu. Náklady vidíte za každou entitu zvlášť i za skupinu jako celek.
Kdo doklad viděl, kdo ho schválil a kdy – auditní stopa je u každého dokumentu. Retenční pravidla a procesy GDPR máte podložené systémem, ne tabulkou.
Smlouvy a doklady vidí jen ten, kdo je vidět má – díky detailním přístupovým právům. K tomu dvoufaktorové přihlášení a datové centrum v EU.
Výhody ReFISu platí univerzálně – vyberte si svoji roli a podívejte se na ty své.
Díky online schvalování žádanek, objednávek, faktur a dalších dokladů výrazně zrychlíte schvalovací proces. Doklady můžete schvalovat online, z jakéhokoli místa na světě. Workflow (pořadí, v jakém dokumenty kolují mezi zaměstnanci) je nastavitelné a může zahrnovat více osob. Kolega odpovědný za vozový park uvidí jen doklady týkající se vozového parku a nejlépe posoudí, zda je fakturace oprávněná.
Doba od přijetí objednávky do fakturace se u našich zákazníků zkrátila v průměru o 9 dní.
Schvalování objednávek a žádanek zamezí nepotřebným nákupům. Schvalování přijatých faktur zase snižuje pravděpodobnost, že zaplatíte fakturu, která nebyla vyfakturována oprávněně – například práce byly odvedeny v jiném rozsahu, zboží dodáno v jiné kvalitě a podobně. Snižte náklady firmy díky přehledu o všech výdajích, které firma vynakládá.
Ve firmách s povinným schvalováním klesly náklady v průměru o 7,1 %.
Nejčastějšími problémy firem, které se na nás obrátily a staly se našimi zákazníky, byly úhrady na nesprávný účet či s nesprávným variabilním symbolem, ztráta dokladů nebo objednávka mimo plán, o které nikdo nevěděl až do příchodu faktury.
AI čtení dokladů minimalizuje lidský faktor a odstraňuje chybovost při přepisování. Přesná a spolehlivá data z ReFISu můžete exportovat do dalších firemních systémů.
Administrativní úkony zpomalují vaši firmu. Neberou čas jen administrativním pracovníkům – co je horší, ukrajují i z produktivního času manažerů. ReFIS tak šetří čas dvakrát: manažeři se věnují aktivitám, které přímo souvisejí s jejich prací, a administrativa se zbaví nepotřebné práce.
Po zavedení ReFISu ušetří manažer v průměru 3 hodiny týdně.
ReFIS extrahuje všechna důležitá data z faktur automaticky a osvobodí vás od chyb při manuálním zadávání. Účetní se tak mohou věnovat účtování místo zdlouhavého přepisování dokladů.
Při zpracování přijatých faktur ušetříte až 80 % času.
Absolutní kontrola nad každým dokladem v přehledné podobě – kdykoli víte, kde se doklad nachází a na čí schválení čeká. Stav nákladů, projektů i rozpočtů vidíte okamžitě po schválení dokladu, bez čekání na měsíční uzávěrku. Manažeři tak rozhodují na základě aktuálních dat, ne odhadů.
Elektronické úložiště všech dokladů k dispozici 24 hodin denně odkudkoli – z počítače i z mobilu. Doklad se uloží přesně tam, kam patří, a vyvoláte si ho na pár kliknutí. Konec hledání v šanonech, na sdílených discích a v e-mailových schránkách.
Povinná eFaktura, síť PEPPOL i archivace dokladů podle zákona. ReFIS je akreditovaným poštovním operátorem eFaktury – zákonné povinnosti plníte automaticky, bez studování legislativy a bez rizika pokut.
Nejčastějším důvodem selhání digitalizačních projektů není technologie, ale to, že ji zaměstnanci nepřijmou. ReFIS se přizpůsobí vašim lidem a procesům – nenutí je pracovat jinak, jen pohodlněji. Zaškolíme je podle rolí a věnujeme se jim, dokud se firma nebude v automatizaci cítit jako doma.
Naši klienti potvrzují: zaměstnanci si zvykli rychle.
Citlivé doklady se nepovalují po stolech ani v e-mailových schránkách. Detailní přístupová práva zajistí, že každý vidí jen doklady, které mu patří – podle rolí, oddělení či projektů. A když přijde audit, auditorům poskytnete přístup na pár kliknutí.
Žádný drahý IT projekt s nejistým koncem a skrytými náklady. ReFIS je služba s měsíčním paušálem – nasadíme ji za několik týdnů, přizpůsobíme vašim procesům a noví uživatelé se už jen připojují. Když první změny přinesou užitek, můžeme plynule pokračovat ve zlepšování.
Přesný přehled, kolik a u koho utrácíte – podle dodavatelů, středisek, projektů či období. S daty v ruce vyjednáte lepší ceny a odhalíte nákupy, které firma nepotřebuje.
Procesy, historie a doklady jsou v systému, ne v hlavách a v šanonech. Při odchodu kolegy se nic neztratí – jeho agendu vidí zástupce a nový člověk se už jen připojí. Firma není závislá na jednotlivcích.
Požár, voda či ukradený notebook dokážou papírový archiv nenávratně zničit. Elektronický archiv v cloudu se zálohami funguje dál – vaše doklady jsou v bezpečí a firma pokračuje bez přerušení.
Schvalovací pravidla a limity zajistí, že žádný doklad neprojde „potichu“ – co je třeba schválit, schválí ten, kdo k tomu má oprávnění. Auditní stopa kdykoli ukáže, kdo doklad viděl, upravil a schválil.
Schvalovatel nemusí být v kanceláři – doklady schválí z domova, ze služební cesty i z dovolené, z počítače nebo z mobilní aplikace. Home office a hybridní práce bez papírů a bez čekání.
Účetní programy se ve firmách časem mění – ReFIS zůstává. Oběh dokladů, schvalování i archiv fungují dál bez ohledu na to, jaký ekonomický systém právě používáte. Vaše investice do digitalizace tak přežije každou výměnu účetnictví.
Zvládnete násobně více dokladů bez nových lidí v administrativě. Naši klienti zpracovávají i desetitisíce faktur měsíčně – a jejich backoffice přitom neroste. Co předtím nestíhali dva, zvládne jeden.
Méně otravného přepisování, sbírání podpisů a listování v šanonech. Nenutíme lidi pracovat jinak – jen pohodlněji. Ušetříte i papír, tisk a doručování dokladů mezi provozovnami.
Ukážeme vám ReFIS na procesech finanční skupiny – bez závazků.