Faktury a proforma faktury jsou doklady, kterými se žádá o úhradu. ReFIS rozlišuje vydanou a přijatou fakturu a vydanou a přijatou proforma fakturu. Každý řádek faktury je v ReFISu fakturovaná částka, kterou pak párujete s platbami.
Fakturu přidáte v modulu Doklady funkcí „Přidat vydanou fakturu“ nebo „Přidat přijatou fakturu“ (podobně proforma fakturu). Pokud máte v seznamu zvolený starší doklad, formulář se předvyplní podle něj - například pravidelnou fakturu tak vystavíte se stejným odběratelem a položkami. Přijaté faktury nejčastěji přicházejí přes nezpracované doklady.
Faktura a proforma faktura
- Faktura je daňový doklad.
- Proforma faktura má náležitosti faktury, ale daňovým dokladem není. Firma ji vystaví, když chce nejprve dostat zaplaceno a až potom vystavit fakturu - například při záloze.
Pokud proforma fakturu zákazník uhradí dříve, než je zboží nebo služba dodána, plátce DPH musí v některých zemích - například na Slovensku a v Česku - z přijaté platby vystavit daňový doklad k platbě.
Formulář
Kromě čísla, dat a částek obsahuje formulář zejména:
- „Vydáno pro“ nebo „Přijato od“ - osobu z adresáře
- „Datum splatnosti“ - ReFIS ho předvyplní podle splatnosti osoby, případně vlastní firmy, a posouvá ho při změně data vyhotovení
- „Způsob platby“ a účet - u vydané faktury je předvolený hlavní účet firmy
- platební symboly - u firem ze Slovenska a z Česka variabilní, konstantní a specifický symbol, jinde jen „Reference plátce“
- „Objednávka/smlouva“ - související doklady; tlačítkem „Z obj./smlouvy“ převezmete jejich částky
- „Další nastavení“ - kontaktní osoba, směrovací reference a platební podmínky
- u přijaté faktury „Datum přijetí“ a podle nastavení i období realizace
U typu dokladu může být i rozšířený typ dokladu, který si firma definuje sama - například vrubopis nebo faktura do zahraničí.
Číslo vydané faktury ReFIS generuje podle číselné řady. Číslo přijaté faktury zadáte; u téže osoby musí být jedinečné.
Na vydané faktuře je QR kód k platbě podle země odběratele - na Slovensku PAY by square, v Česku QR platba, v ostatních zemích SEPA QR kód jednotného evropského platebního prostoru. Vydanou fakturu odešlete e-mailem, poštou nebo přes Peppol; jako e-fakturu ji vidíte už během vyplňování v náhledu vedle formuláře.
Dobropis a vrubopis
- Dobropis je faktura se zápornou celkovou sumou. Slevu z částky nebo z celé faktury zadáte záporným řádkem. Původní fakturu k dobropisu přiřadíte tlačítkem „Přiřadit fakturu: Dobropisovanou“. U přijaté e-faktury, která se na původní fakturu odvolává, ji ReFIS přiřadí sám.
- Vrubopis navyšuje původně fakturovanou sumu - například při zvýšení ceny. Pro ReFIS je to běžná faktura, kterou můžete označit rozšířeným typem dokladu.
Zálohová a vyúčtovací faktura
Aby sestavy o toku peněz a příjmy a výdaje podle nálepek neukazovaly tutéž sumu dvakrát, každá fakturovaná částka se eviduje jen jednou. Ve vyúčtovací faktuře proto zálohovou fakturu nebo proforma fakturu přiřadíte tlačítkem „Přiřadit fakturu: Zálohovou“ a zadáváte jen nové částky.
Částky zálohové faktury se ve vyúčtovací faktuře zobrazí a můžete jim změnit sumu i sazbu DPH - například když proforma faktura DPH neuváděla. Změna se uloží přímo do částky zálohové faktury.
Příklad 1: firma dostane proforma fakturu na 120 EUR bez DPH, uhradí ji a potom dostane vyúčtovací fakturu na 120 EUR s DPH. Při zadávání vyúčtovací faktury přiřadí proforma fakturu jako zálohovou a doplní sazbu DPH. Párovat vyúčtovací fakturu se zálohovou není třeba.
Příklad 2: firma se dohodne na 1 000 EUR - 60 % při zahájení prací, 40 % po převzetí. Dostane zálohovou fakturu na 600 EUR a uhradí ji. Po dokončení dostane vyúčtovací fakturu, na které je celých 1 000 EUR a odečtená záloha. Při zadávání přiřadí zálohovou fakturu, takže vyúčtovací faktura bude mít jen jednu novou částku na 400 EUR.
Příklad 3: zálohová faktura má jednu částku, vyúčtovací mnoho částek a firmě záleží na jejich členění, například podle projektů. Pak:
- při zadávání vyúčtovací faktury přiřadíte zálohovou fakturu,
- pokud je zálohová faktura už uhrazená, platbu od ní odpárujete a spárujete s vyúčtovací fakturou,
- zálohovou fakturu označíte jako vyřízenou a odeberete jí nálepky.
Proforma fakturu můžete přeměnit na fakturu i funkcí Hromadné vytváření dokladů - částky proforma faktury se pak použijí ve faktuře, nevzniknou nové.
Faktura jako dodací list
Faktura může sloužit zároveň jako dodací list - zaškrtnete „Tato faktura slouží zároveň i jako dodací list“ a vyplníte, kdo produkty odevzdal nebo převzal. „Adresa dodání“ říká, kam bylo zboží dodáno nebo kde se služba vykonala.