Párování

Párováním řeknete ReFISu, co která platba zaplatila - například že příjem na účtu je úhrada konkrétní vydané faktury. Teprve spárováním se faktura stane zaplacenou, zmizí z pohledávek a závazků a v cash-flow se s ní už nepočítá.

Spárovat můžete:

• platbu s fakturovanou částkou (fakturou, proforma fakturou) nebo s dohodnutou částkou, například splátkou ze smlouvy
• fakturované částky mezi sebou - pohledávku se závazkem, tedy vzájemný zápočet
• částky z různých složek, například žádanou s dohodnutou

• fakturovaná částka: nezaplacená, částečně zaplacená, zaplacená
• platba a ostatní částky: nespárovaná, částečně spárovaná, plně spárovaná

Platbu nebo částku, kterou už spárovat nebudete (například bankovní poplatek nebo nevymahatelný zbytek), označte jako vyřízenou - ReFIS ji přestane nabízet k párování.

Při importu výpisu z účtu ReFIS sám jen přiřadí platbě osobu - podle čísla účtu protistrany nebo podle faktury se stejným variabilním symbolem (referencí plátce) a stejnou sumou. Samotnou platbu páruje až podle pravidel pro import plateb, která si nastavíte v menu Jiné → Nástroje → Pravidla pro import plateb, pro každý účet a typ platby zvlášť.

Pravidlo má podmínky a akce. Podmínkou může být například to, že se variabilní, konstantní nebo specifický symbol (nebo reference plátce) shoduje s fakturou, s číslem dokladu, objednávky, smlouvy nebo s identifikátorem osoby, případně shoda sumy, čísla protiúčtu nebo textu v popisu. Akcí může být:

• napárovat k neuhrazeným částkám dané faktury nebo proforma faktury
• napárovat k nejstarším neuhrazeným částkám od dané osoby - hodí se, když odběratel platí více faktur najednou nebo s nesprávným symbolem
• napárovat k objednávce nebo k nejstarší neuhrazené splátce smlouvy
• změnit příjem na vklad a výdej na výběr (převody mezi vlastními účty), označit nálepkami, přiřadit osobu, propojit částky, označit jako vyřízené

Variabilní, konstantní a specifické symboly jsou zvyklostí slovenských a českých bank; v ostatních zemích se páruje podle reference plátce. Úvodní nuly v symbolech ReFIS ignoruje.

Pokud doklad přidáte až poté, co přišla platba, může ji ReFIS dopárovat dodatečně - zapněte v menu Jiné → Nastavení → Nastavení dokladů volbu „Po uložení dokladu napárovat nespárované platby podle pravidel pro import plateb“.

Když platba patří k více částkám, ReFIS nejprve hledá přesné dvojice (stejná osoba, symbol a suma, potom symbol a suma, potom jen suma). Zbytek rozdělí od nejstarších částek podle splatnosti - proto může být částka i částečně zaplacená. Co z platby zbude, zůstane nespárované a platba je částečně spárovaná (například přeplatek).

Párovací nástroj otevřete v modulu Platby záložkou „Párování“. Obrazovka má tři části:

• vlevo (1 na obrázku) zvolíte složku částek (například Platby) a vyfiltrujete stav, typ, měnu, bankovní účet nebo text - například jen nespárované příjmy
• vpravo nahoře (2) stejně druhou stranu, například nezaplacené fakturované částky
• vpravo dole (3) návrhy: když kliknete na platbu vlevo, ReFIS nabídne nejvhodnější částky - od stejné osoby se stejným symbolem, podobnou sumou, stejnými nálepkami nebo blízkou splatností, případně od kohokoli se stejným symbolem nebo sumou. Částky už spárované s platbou jsou zaškrtnuté.

Zaškrtněte částky, které platba zaplatila - pod seznamem vidíte „Rozdíl po potenciálním spárování“ - a v panelu Funkce (4) použijte „Potvrdit spárování“. Potvrzení nahradí dosavadní spárování platby - spárování zrušíte tak, že částku odškrtnete a potvrdíte použitím funkce „Potvrdit spárování“. Pokud mají platba a částka opačný směr (příjem a výdej), ReFIS se před spárováním zeptá.

Tlačítkem „Obnovit platby“ spustíte import plateb z bank hned, bez čekání.

• v modulu Doklady funkcí „Upravit párování“
• ve formuláři platby nebo částky odkazem „Nastavit párování“ v dalších funkcích
• v sestavách řízení toku peněz funkcí „Nastavit párování částek“
• některé funkce spárují samy - například „Uhradit částku“ u fakturované částky vytvoří platbu už spárovanou

V těchto formulářích ReFIS nabízí částky seřazené od nejvhodnějších: nejprve ze souvisejících dokladů, potom od stejné osoby se stejným symbolem nebo nálepkami a nakonec od ostatních osob podle hledaného textu.

Propojení není párování: spojí dva záznamy téže platby - například platbu kartou z výpisu z účtu a tutéž platbu na přijatém pokladním dokladu - aby se v sestavách nezapočítala dvakrát. V párovacím nástroji ho provedete tlačítkem „Potvrdit propojení“, automaticky pravidlem s akcí „propoj tyto částky“.

Párovací nástroj používáte s právem „Párování (párovací nástroj)“, párování v dokladech s právem „Upravit párování“.

• Platby
• Výpis z bankovního účtu
• Propojení částek
• Označit jako vyřízené