Smlouvy

Smlouva je doklad s dohodou s druhou stranou o dodávce zboží nebo služby, často s pravidelnými platbami.

Podobnou úlohu mají objednávky. Na rozdíl od nich eviduje smlouva smluvní strany a dobu platnosti a její částky se často opakují - například nájemné 300 EUR každý měsíc na dobu neurčitou.

U smlouvy zadáte především:

• „Číslo smlouvy“ - podle něj ReFIS spáruje platby (viz níže)
• „Datum začátku platnosti“ a „Datum konce platnosti“, případně „na dobu neurčitou“
• „Popis smlouvy“, „Odpovědná osoba“ a „Číslo rámcové smlouvy“, pokud smlouva patří pod rámcovou
• „Podpisy a smluvní strany“ - kdo je smluvní stranou, kdo smlouvu podepsal a kdy. Vlastní firmu ReFIS doplní sám.

Částky smlouvy jsou dohodnuté částky a patří do některé složky s typem dohodnutá. U každé zadáte, zda je to příjem, nebo výdej a kdy se má zaplatit. Opakovanou platbu nastavíte jedním řádkem:

• „Opakování“ - jednorázová částka, měsíčně nebo ročně; u obou také „Interval opakování“ (například každý třetí měsíc nebo každý druhý rok) a u měsíčního také „Opakuj podle“ (dne v měsíci nebo dne v týdnu)
• „Opakovat od“ a „Opakovat do“, nebo „Opakovat neomezeně“

Opakované částky smlouvy vidí také rozpočet. Například při sestavování rozpočtu na rok 2027 vám kalendář rozpočtu u nálepky, kterou je smlouva označena (například Úklid), nabídne smlouvu na úklid kanceláří, uzavřenou na dobu neurčitou za 300 EUR měsíčně. Kliknutím na plus otevřete okno „Nové částky ve složce podle dokladu“, ve kterém v polích „Datum od“ a „Datum do“ zvolíte období a funkcí „Vložit“ vložíte do rozpočtu všech dvanáct měsíčních plateb.

Když změníte konec platnosti, ReFIS zkontroluje, zda se některé částky neopakují za nový konec, a navrhne jejich úpravu, kterou potvrdíte. Pokud smlouva vznikla podle šablony, částky upravíte přes šablonu smlouvy.

Na blížící se konec platnosti smluv vás ReFIS upozorní e-mailem, pokud si to nastavíte. V menu Jiné → Uživatel → Notifikace, v sekci „Ostatní e-mailové notifikace o dokladech“, zaškrtnete „Dostávat notifikace o smlouvách, které mají konec platnosti o počet měsíců“ a zadáte počet měsíců.

E-mail přijde 1. dne v měsíci (pokud připadne na víkend, v pondělí) a vyjmenuje všechny smlouvy, kterým platnost končí v měsíci o zadaný počet měsíců později - například při třech měsících přijde začátkem března seznam smluv, které končí v červnu. Odkazem v e-mailu otevřete jejich seznam v ReFISu.

Upozornění si nastavuje každý uživatel sám a nabídne se jen tomu, kdo smí smlouvy zobrazit. Odpovědná osoba smlouvy e-mail automaticky nedostane - pokud ho má dostávat, nastaví si ho také.

• Vydané faktury podle smluv připravíte v sestavě Co je třeba fakturovat, která ukáže, co je třeba vyfakturovat, aby bylo zaplaceno v termínu.
• Při importu výpisu z účtu může pravidlo „napáruj k nejstarším neuhrazeným částkám dané smlouvy“ přiřadit platbu ke smlouvě, pokud se s číslem smlouvy shoduje reference plátce nebo - na Slovensku a v Česku - některý z platebních symbolů. Platba se napáruje na nejstarší neuhrazenou částku smlouvy. Pravidlo bere jen smlouvy s vyplněným číslem, které nejsou stornované ani označené jako vyřízené.
• Pokud má firma v menu Jiné → Nastavení → Nastavení dokladů zapnuté „Po uložení dokladu napárovat nespárované platby podle pravidel pro import plateb“, ReFIS po uložení smlouvy napáruje také platby, které přišly před ní.

Text smlouvy vygenerujete ze šablony dokladu, která do něj doplní údaje smluvních stran. Smlouva může projít tokem dokladů - schvalováním i podepisováním - jako kterýkoli jiný doklad.

• Objednávky
• Částky
• Co je třeba fakturovat
• Tok dokladů