×
ReFIS Flow - software pro elektronizaci a schvalování dokumentů
Tok dokladů určuje, kdo se má k dokladu vyjádřit a v jakém pořadí - kdo ho schválí, podepíše, vyřídí nebo o něm hlasuje.
Každý účastník toku má u dokladu jeden typ akce:
| Typ akce | Co účastník dělá | Tlačítka | Kdy je hotovo |
|---|---|---|---|
| Schvalování | rozhodne, zda s dokladem souhlasí - například zda má firma fakturu zaplatit nebo objednávku odeslat | „Schvaluji“, „Odmítám“ | doklad je schválený, když ho schválí všichni a jsou splněny podmínky z pravidel pro doklady (například minimální počet schvalovatelů a příloh); stačí jedno odmítnutí a je odmítnutý |
| Podepisování | podepíše doklad, nejčastěji smlouvu nebo objednávku; podpis se vloží do PDF dokladu | „Podepisuji“, „Odmítám podepsat“ | doklad je podepsaný, když ho podepíší všichni |
| Vyřizování | udělá s dokladem, co je třeba - například se zúčastní jednání, kterého se doklad týká; vyřizování nemůžete odmítnout | „Vyřizuji“ | doklad je vyřízený, když ho vyřídí všichni |
| Hlasování | hlasuje pro doklad nebo proti němu, každý se svou váhou hlasu | „Hlasuji PRO“, „Hlasuji PROTI“, „Zdržuji se“ | doklad projde, když hlasy PRO překročí nastavené kvórum |
Při hlasování se zdržení se počítá jako hlas proti. Kvórum (výchozí 50 %) a konečný termín (výchozí dva týdny) nastavíte odkazem „Nastavit tok dokladů“. Pokud termín uplyne bez dosažení kvóra, doklad v hlasování neprojde.
Které typy akcí firma používá, určují práva. Pokud má firma zapnutý jen jeden typ, ReFIS tok pojmenovává podle něj - například první záložka v seznamu dokladů se pak jmenuje „Moje k vyřizování“. Tok dokladů můžete použít jen u typů dokladů, které ho mají povolený.
Účastníky zadáte přímo v dokladu, v seznamu pod údaji dokladu, a u každého zvolíte typ akce. Pořadí změníte šipkami u účastníků. Odkazem „Načíst schvalovatele podle pravidel“ je ReFIS doplní podle pravidel pro doklady. Pravidla umějí účastníka určit i nepřímo - například nadřízeného souvisejícího uživatele, externí osobu z dokladu nebo vlastníka nálepky.
Účastníkem může být uživatel ReFISu, osoba z adresáře nebo jen e-mailová adresa. Externí účastník dostane e-mailem odkaz, přes který se k dokladu vyjádří bez přihlášení - u každého typu akce, nejčastěji však u podepisování, když smlouvu nebo objednávku podepisuje obchodní partner.
Účastníci jdou postupně: na řadě je vždy jeden a ReFIS mu pošle notifikaci, když na něj přijde řada. Vyjádřit se však může i ten, kdo na řadě ještě není.
Další účastníky přidáte později funkcí „Postoupit doklad ke schválení“, na začátek nebo na konec seznamu, případně původní odeberete. Při schvalování a vyřizování za vás během vaší nepřítomnosti rozhoduje zástupce. Při podepisování a hlasování zastupování není.
K dokladu se vyjádříte funkcí „Schvalování dokladů“ - u ostatních typů akce „Podepisování dokladů“, „Vyřizování dokladů“ nebo „Hlasování o dokladech“. U jednoho dokladu můžete podle typu akce a práv zvolit také:
Pokud zvolíte více dokladů najednou, rozhodnutí vyberete v poli „Akce“ a připíšete poznámku. Doklady, které nesplňují podmínky pravidel (například minimální počet příloh), ReFIS vynechá.
Když doklad odmítáte nebo odmítáte podepsat, poznámku musíte vyplnit - kolega z ní ví, co má doplnit nebo opravit. V poznámce u jednoho dokladu ho můžete označit znakem @.