Schvalovací proces

Schvalovací proces zajišťuje elektronický oběh dokladů ve firmě: doklad dostane seznam schvalovatelů, ti ho postupně schválí nebo odmítnou a ReFIS z jejich rozhodnutí určí, zda je doklad schválený. Platí dvě základní pravidla:

• doklad je schválený, když ho schválí všichni v seznamu schvalovatelů
• doklad je odmítnutý, když ho odmítne byť jen jeden z nich

Seznam schvalovatelů dokladu vznikne:

• ručně - ve formuláři při přidání nebo úpravě dokladu
• automaticky podle pravidel pro doklady - například přijaté faktury nad 500 EUR schvaluje ředitel, doklady s nálepkou „Marketing“ vedoucí marketingu, fakturu k objednávce ten, kdo objednávku vyžádal
• dodatečně funkcí „Postoupit doklad ke schválení“ (viz níže)

Tentýž člověk je v seznamu jen jednou, i když ho přidá více pravidel.

Pořadí: doklad se schvaluje odspodu seznamu nahoru - jako první rozhoduje ten, kdo je dole. Dokud nejste na řadě, doklad vidíte, ale ještě ho nemusíte řešit.

Během nepřítomnosti za schvalovatele rozhoduje jeho zástupce. Na doklady, které čekají na vás, upozorňují e-mailové notifikace a menu Úkoly, kde najdete i upozornění, kolik dokladů máte ke schválení; kliknutím se otevřou.

V modulu Doklady jsou nad seznamem záložky podle stavu schvalování. Každou vidíte, jen pokud k ní máte právo.

Tyto záložky ukazují doklady bez ohledu na nálepky a další přístupová práva. Doklad, který máte schválit, tedy uvidíte, i když jinak k jeho nálepkám přístup nemáte:

• „Moje ke schválení“ - doklady, které máte schválit a ještě jste o nich nerozhodli. Ve výchozím stavu je zaškrtnuto „Jsem právě v pořadí“ - vidíte jen doklady, u kterých jste na řadě. Po jeho zrušení uvidíte i doklady, kde ještě nejste na řadě; ty jsou šedé. Patří sem i doklady, které už někdo odmítl - i vy se k nim můžete vyjádřit.
• „V zastoupení“ - doklady ke schválení za kolegu, kterého zastupujete.
• „Mnou zpracované“ - doklady, o kterých jste už rozhodli vy nebo váš zástupce. Podle vašich práv i doklady, které jste vytvořili nebo vyžádali, které jste zaplatili (kartou, z pokladny nebo z účtu, za který odpovídáte), a doklady, kde jste uvedeni jako odesílatel nebo příjemce.

U těchto záložek platí přístupová práva podle nálepek, každý tedy vidí jen doklady ze své části firmy:

• „Nepřiřazené“ - doklady, které ještě nemají schvalovatele. Firma tak může pověřit přiřazováním schvalovatelů více lidí, každého pro jeho oblast: například asistentka oddělení IT, která má práva jen na nálepku „IT“, vidí a přiřazuje jen doklady oddělení IT.
• „V procesu“ - doklady, které se právě schvalují.
• „Schválené“ a „Odmítnuto“ - doklady po finálním rozhodnutí.

Uživatel s právem na „Mnou zpracované“ vidí v záložkách „Schválené“ a „Odmítnuto“ i doklady, o kterých rozhodl, bez ohledu na nálepky.

Záložky k zaúčtování se neřídí nálepkami, ale vlastními právy:

• „Schválené k zaúčtování“ - schválené doklady, které ještě nebyly zaúčtovány.
• „K zaúčtování“ a „Zaúčtované“ - doklady podle toho, zda už byly exportovány do účetnictví, bez ohledu na schvalování.

V záložce „Moje ke schválení“ zaškrtnete doklad a zvolíte funkci „Schvalování dokladů“. V okně vidíte:

1. seznam schvalovatelů - kdo už jak rozhodl, kdy a s jakou poznámkou
2. schvalovaný doklad
3. částky dokladu s nálepkami a stav čerpání rozpočtu, podle kterého posoudíte, zda si firma výdaj může dovolit
4. poznámku a tlačítka rozhodnutí

Vpravo je náhled přílohy - naskenované nebo přijaté faktury.

Pokud zaškrtnete více dokladů najednou, v poli „Akce“ vyberete jedno rozhodnutí pro všechny - například u série drobných faktur, které jste si už prohlédli.

Podle práv se některá tlačítka nemusí zobrazit - „Pouze komentuji“ a „Netýká se mě“ nabízí ReFIS jen uživateli s příslušným právem.

Rozhodnete se tlačítkem:

• „Schvaluji“
• „Odmítám“ - poznámka je povinná, aby kolega věděl, co má opravit
• „Pouze komentuji“ - připíšete poznámku bez rozhodnutí, například otázku na kolegu; poznámka je povinná
• „Netýká se mě“ - doklad vám byl přidělen omylem; vypadnete ze seznamu těch, jejichž rozhodnutí je potřeba; pokud byste byli poslední nerozhodnutý a doklad by se tím stal schváleným, ReFIS ho přidělí tomu, kdo vás do toku přidal
• „Odvolat moje starší rozhodnutí“ - zobrazí se, pokud jste už o dokladu rozhodli; vaše rozhodnutí zrušíte a můžete rozhodnout znovu

V poznámce můžete kolegy označit znakem @, dostanou o ní zprávu.

• Odmítnutý je doklad hned, když ho kdokoli odmítne. Kdo ještě nerozhodl, se k němu může stále vyjádřit; kdo ho odmítl, může své rozhodnutí odvolat.
• Schválený je doklad, když ho schválili všichni, jejichž rozhodnutí je potřeba, a zároveň jsou splněny podmínky z pravidel - například minimální počet schvalovatelů a příloh. Jinak zůstává „Částečně schválen“.

Stavy schvalování jsou „Nepřiřazený“, „Přiřazen“, „Částečně schválen“, „Schválený“ a „Odmítnutý“.

V historii schvalování v detailu dokladu je zaznamenáno každé rozhodnutí i každá změna seznamu schvalovatelů. Uživatel s příslušným oprávněním zde může zvolit funkci „Ignorovat schvalovací akci“. Použijete ji například tehdy, když schvalovatel doklad odmítne a vy mu ho chcete vrátit k opětovnému schválení.

Původní rozhodnutí zůstane v historii zaznamenáno, ale ReFIS ho při určování výsledného stavu dokladu nezohlední. Uživateli, jehož schvalovací akce je ignorována, ReFIS doklad znovu předloží ke schválení.

Ve stejné části si můžete stáhnout i „Přehled schvalování“.

Pokud se má k dokladu vyjádřit ještě někdo další, vyberete funkci „Postoupit doklad ke schválení“. Nahoře vidíte podrobnosti dokladu, dole seznam schvalovatelů:

• nového schvalovatele přidáte výběrem ze seznamu - nabídnou se jen lidé, kteří mají právo schvalovat; pokud firma povolila externí účastníky, můžete vyhledat i osobu z adresáře
• šipkami nahoru a dolů změníte pořadí; doklad se schvaluje odspodu nahoru
• křížkem schvalovatele ze seznamu odeberete
• tlačítkem „Načíst schvalovatele podle pravidel“ doplníte schvalovatele podle pravidel

Podle práv můžete upravovat celý seznam, jen schvalovatele, které jste přidali vy, nebo jen načíst schvalovatele podle pravidel.

Pokud postupujete více dokladů najednou, zvolíte, zda nové schvalovatele přidat nahoru nebo dolů seznamu, případně původní odebrat, a můžete přidat i schvalovatele podle zvoleného pravidla. Pokud zvolíte doklady z více společností (v režimu „Všechny společnosti“), seznam schvalovatelů se upraví jen u dokladů první společnosti.

Doklad zamknete funkcí „Zamknout doklad“, aby ho už nikdo neměnil, nebo ho ReFIS zamkne automaticky podle pravidla (po prvním schválení, nebo až po finálním schválení). Zamknutí platí i pro částky, pracovní záznamy a pohyby zboží dokladu. Funkcí „Odemknout doklad“ ho opět povolíte upravovat.

Kromě schvalování může mít firma zapnuté i podepisování, vyřizování nebo hlasování o dokladech. Účastníky všech typů zadáte v dokladu v jednom seznamu spolu se schvalovateli. Liší se tím, co účastník dělá a kdy je doklad hotový: podpis se vloží do PDF dokladu, vyřizování nemůžete odmítnout a o výsledku hlasování rozhodují váhy hlasů a kvórum. U podepisování a hlasování není zastupování. Podrobně je popisuje článek Tok dokladů. Pokud má firma zapnutý jen jeden z těchto typů, první záložka se jmenuje podle něj, například „Moje k vyřizování“.

• Pravidla pro doklady
• Zastupování ve schvalovacím procesu
• E-mailové notifikace o schvalování
• Tok dokladů