E-mailové notifikace o schvalování

E-mailové notifikace o schvalování vás upozorní, když je doklad na řadě k vašemu schválení, když ho někdo odmítne nebo když je finálně schválen.

Notifikace si nastavíte v menu Jiné → Uživatel → Notifikace, v části „E-mailové notifikace o schvalování“. Pro podepisování, vyřizování a hlasování jsou samostatné části a další notifikace o dokladech najdete v části „Ostatní e-mailové notifikace o dokladech“.

Pokud pracujete ve více společnostech, volba „Uložit nastavení do všech společností“ je ve výchozím stavu zaškrtnutá. Při uložení se pak všechna nastavení notifikací uloží i do ostatních společností, kde máte účet. Pokud chcete nastavení změnit jen v aktuální společnosti, zaškrtnutí před uložením zrušíte.

U schvalování si můžete zvolit, kdy dostanete e-mail:

• když jste právě na řadě, nebo když jste na řadě na zvoleném místě v pořadí
• hned jak vás zařadí do schvalování
• „Dostávat denní souhrn každý pracovní den“ - jeden e-mail se všemi doklady, u kterých jste na řadě. Pokud takový doklad nemáte, e-mail nepřijde. Čas odeslání závisí na nastavení ReFISu, obvykle ráno.
• po odmítnutí dokladu - jakéhokoli, takového, kde jste zařazeni, který jste schválili, vytvořili nebo vyžádali, případně jehož související doklad jste vytvořili
• po finálním schválení dokladu - jakéhokoli, takového, kde jste zařazeni, který jste vytvořili nebo vyžádali, případně jehož související doklad jste vytvořili
• po zvolení „Netýká se mě“ - u jakéhokoli dokladu, nebo jen pokud jste schvalovatele zařadili vy
• po odvolání rozhodnutí nebo odmítnutí dokladu, ze kterého už vznikl navazující doklad

Notifikaci o tom, že se změnila celková suma dokladu, který jste už schválili - například když někdo po vašem schválení opraví sumu faktury - najdete v části „Ostatní e-mailové notifikace o dokladech“.

Některé volby vidíte, jen pokud máte právo vidět příslušné doklady - například odmítnuté doklady.

V e-mailu je odkaz přímo na doklad v záložce „Moje ke schválení“. Externí účastníci (osoba z adresáře nebo e-mailová adresa) dostávají e-maily automaticky a doklad schvalují tlačítkem přímo z e-mailu, bez přihlášení do ReFISu.

Jako nový uživatel máte zapnuté tyto notifikace o schvalování:

• když jste právě na řadě
• po odmítnutí dokladu, který jste schválili, vytvořili nebo vyžádali
• po zvolení „Netýká se mě“, pokud jste schvalovatele zařadili vy

Kromě toho máte zapnutou notifikaci o změně celkové sumy dokladu, který jste schválili. Najdete ji v části „Ostatní e-mailové notifikace o dokladech“.

U podepisování, vyřizování a hlasování máte zapnuté tyto notifikace:

• podepisování - když jste na řadě a když podepisování začne
• vyřizování - když jste na řadě a když vás zařadí do vyřizování
• hlasování - když jste na řadě a když hlasování začne

Ostatní volby si zapnete sami.

Správce firmy nastaví notifikace více kolegům najednou v modulu Adresář: zvolí osoby a použije funkci „Nastavit notifikace“ (potřebuje právo upravovat uživatele). Volba, která zůstane nezměněná, se lidem nemění. Notifikaci podle místa v pořadí takto nastavit nelze.

Pokud vás někdo zastupuje, dostává podle vašich nastavení samostatné e-maily „v zastoupení“ a e-maily o odmítnutí v kopii.

• Schvalovací proces
• Zastupování ve schvalovacím procesu
• Tok dokladů