Pravidla pro doklady

Pravidly pro doklady určíte, co má ReFIS s dokladem udělat automaticky, když doklad splňuje zadané podmínky. Například:

• kdo ho schvaluje,
• jakými nálepkami ho označit nebo
• na co upozornit uživatele.

Pravidlo se skládá z podmínek a akcí: když doklad splňuje podmínky, ReFIS provede akce.

Pravidla najdete v menu Jiné → Nástroje → Pravidla pro doklady.

Firma má dvě pravidla:

1. přijaté faktury nad 500 EUR schvaluje Peter Riaditeľ
2. přijaté faktury a proforma faktury označené nálepkou „Lidské zdroje“ schvalují Andrea Ľudská a Martin Zdrojan

Přijatá faktura na 650 EUR označená nálepkou „Lidské zdroje“ splňuje obě pravidla, takže ji ReFIS pošle ke schválení všem třem. Pořadí schvalovatelů určuje „Priorita“ v akcích pravidla.

Formulář na obrázku je vyplněn prvním pravidlem z příkladu:

1. Hlavička - název, období platnosti a „Odpovědná osoba“, která se o pravidlo stará. „Priorita provedení“ určuje, v jakém pořadí se pravidla vyhodnotí (1 je nejvyšší). Díky tomu může pravidlo s nižší prioritou pracovat s nálepkami, které přidalo pravidlo s vyšší prioritou.
2. Podmínky pro doklad - suma a typ dokladu. Zde je zadána suma bez DPH od 500 a typ „Přijatá faktura“.
3. Další podmínky - osoby, příloha, nezpracovaný doklad, částky a nálepky. Jsou sbalené, dokud v nich není nic vyplněno; kliknutím na nadpis je otevřete.
4. Akce pro schvalování - kdo doklad schvaluje (zde Peter Riaditeľ), na které místo v seznamu ho ReFIS přidá a kolik schvalovatelů a příloh je potřeba.
5. Označit nálepkami - jakými nálepkami ReFIS doklad označí.
6. Ostatní akce - upozornění a další hodnoty, které pravidlo nastaví.

Pravidlo platí pro doklady s datem v období „Platnost od“ - „Platnost do“; prázdné pole znamená bez omezení.

Doklad musí splňovat všechny vyplněné podmínky najednou. Co nevyplníte, pravidlo nekontroluje. Pokud tedy v pravidle z obrázku vyplníte sumu i typ dokladu, pravidlo se uplatní jen na přijaté faktury nad 500 EUR - ne na přijaté faktury na 300 EUR ani na vydané faktury nad 500 EUR.

V rámci jednoho pole se seznamem hodnot závisí na poli, zda stačí jedna hodnota, nebo musí platit všechny:

• osoby, typy osob, pozice, texty a slova - stačí jedna z nich
• „Obsahuje nálepky“ - doklad musí mít všechny zadané nálepky
• „Neobsahuje nálepky“ - doklad nesmí mít ani jednu ze zadaných nálepek

• suma bez DPH a s DPH od - do. Zaškrtnutím „Kontrolovat celkovou částku dokladu bez ohledu na znaménko“ vyhoví i dobropis - například dobropis na -800 EUR se posuzuje jako 800 EUR.
• typ dokladu, i s podmínkou na související doklad. Například přijatá faktura, která nemá související objednávku, nebo jejíž suma je vyšší než suma související objednávky, i s povolenou tolerancí. Takto můžete faktury bez objednávky poslat ke schválení řediteli a faktury, které odpovídají objednávce, nechat schválit jen tomu, kdo objednávku vyžádal. Jedno pravidlo může platit pro více typů dokladů najednou - další typ přidáte tlačítkem „Přidat typ dokladu“ a pravidlo pak platí pro doklad kteréhokoli ze zadaných typů. Podmínku na související doklad zadáte u každého typu zvlášť.

• „Je pro/od osob“ a „Není pro/od osob“ - pro které odběratele nebo od kterých dodavatelů z adresáře pravidlo platí nebo neplatí. Například faktury od telekomunikačního operátora schvaluje vedoucí IT.
• „Je pro/od osob typu“ - celá skupina osob podle typu osoby, například všichni dodavatelé energií, aniž byste je vypisovali jednotlivě. Nového dodavatele daného typu pravidlo zahrne samo.
• „Je pro/od vlastní firmy“ - pokud v ReFISu evidujete více vlastních firem, pravidlo může platit jen pro doklady jedné z nich.
• „Přihl. uživatel má pozici“ - pravidlo platí, jen když s dokladem právě pracuje uživatel s některou ze zvolených pozic. Tato podmínka se nedívá na doklad, ale na toho, kdo je přihlášen. Například pravidlo s pozicí „Projektový vedoucí“ a akcí „Zobrazit upozornění“ s textem „Doplňte projekt“ upozorní jen projektové vedoucí; účetní, která tentýž doklad otevře, upozornění neuvidí.

Na obrázku pravidlo vyhoví dokladu od kteréhokoli ze dvou dodavatelů (stačí jeden), ale jen pokud s ním pracuje projektový vedoucí (obě podmínky najednou).

ReFIS hledá v přečteném textu přílohy dokladu:

• „Texty v dokladu“ - i jako část slova: „web“ vyhoví i ve slově „webstránka“
• „Slova v dokladu“ - jen celé slovo: „web“ vyhoví jen samostatnému slovu „web“
• název, identifikátor nebo externí identifikátor nálepky, která je podřazená zvolené nálepce. Například pokud mají projekty v identifikátoru číslo zakázky a dodavatel ho uvádí na faktuře, pravidlo vyhoví každé faktuře s číslem některé zakázky - a akcí „Nalezenými v textu přílohy“ ji označí správným projektem.

Texty a slova v popisu a poznámce nezpracovaného dokladu - u dokladu přijatého e-mailem je popisem předmět e-mailu. Pravidlo s těmito podmínkami se uplatní jen při přidávání dokladu z nezpracovaného dokladu.

• suma bez DPH a s DPH a jednotková cena částky - stačí, pokud podmínku splňuje jedna částka dokladu
• „Množství“ - porovnání množství (případně i sum) částek se souvisejícími doklady. Například s akcí „Zobrazit upozornění“ upozorníte, když faktura fakturuje jiné množství, než bylo v objednávce.
• „Texty v částce“ a „Slova v částce“ - text v názvu částky, stejně jako u přílohy
• „Platební podmínky“ - u možnosti „nejsou zadány žádné“ pravidlo vyhoví, když doklad nemá žádné platební podmínky. U možnosti „nejsou zadány podle šablony“ vyhoví, když platební podmínky dokladu nejsou vyplněny ze zvolené šablony nebo když v nich chybí něco, co šablona obsahuje (popis, zádržné, skonto, úrok z prodlení). S akcí „Zobrazit upozornění“ (chyba) tak nedovolíte uložit například fakturu za stavební zakázku bez zádržného.
• „Datum zaplatíme/zaplatí dne není zadaný uživatelem“ - datum, kdy chcete doklad zaplatit, nikdo nezměnil ručně

• „Obsahuje nálepky“ - doklad musí mít všechny zadané nálepky. Zaškrtnutím „Procházet také podřazené nálepky“ vyhoví i podřazená nálepka: pravidlo s nálepkou „Projekty“ pak platí pro doklad s kterýmkoli projektem.
• „Kontrolovat nálepky samostatně po částkách“ - všechny nálepky musí mít jedna a tatáž částka. Pokud má faktura částku s nálepkou „Projekt A“ a jinou částku s nálepkou „Marketing“, pravidlo s oběma nálepkami jí vyhoví jen bez tohoto zaškrtnutí.
• „Neobsahuje nálepky“ - doklad nesmí mít ani jednu ze zadaných nálepek, opět i samostatně po částkách.
• „Na dokladu existuje alespoň jedna částka, která neobsahuje právě jednu podnálepku“ - kontrola úplnosti. Například s nálepkou „Projekty“ a akcí „Zobrazit upozornění“ (chyba) nedovolíte uložit doklad, jehož některá částka nemá projekt nebo jich má více. Při volbě „vždy stejnou podnálepku“ musí mít navíc všechny částky tentýž projekt.
• „Kategorie projektu“ - doklad patří projektu zvolené kategorie, například všechny interní projekty.

V části „Akce“ zadáte, kdo doklad schvaluje (případně podepisuje, vyřizuje nebo o něm hlasuje - podle toho, co z toho má firma zapnuté). Kromě konkrétních lidí můžete zvolit i účastníky, které ReFIS určí až podle dokladu. Jedno pravidlo tak nahradí desítky pravidel pro jednotlivé lidi:

• „Tvůrce souvisejícího dokladu“ - například fakturu k objednávce schvaluje ten, kdo objednávku vytvořil
• „Související uživatel souvisejícího dokladu“ - žadatel v žádance a ve vydané objednávce, odpovědná osoba ve smlouvě. Například fakturu k objednávce schvaluje ten, kdo objednávku vyžádal, a fakturu ke smlouvě ten, kdo za smlouvu odpovídá.
• „Nadřízený souvisejícího uživatele nebo platící osoby dokladu“ - nadřízený pracovníka, kterého uvádí samotný doklad. Například žádanku schvaluje nadřízený toho, kdo ji vyžádal. Nadřízeného nastavíte v adresáři jako související osobu se vztahem „Je manažerem pro...“. Kterého pracovníka doklad uvádí, závisí na typu dokladu:
  • „Žádanku vyžádal“ v žádance a „Objednávku vyžádal“ ve vydané objednávce
  • „Odpovědná osoba“ ve smlouvě, projektovém záměru, vydané cenové nabídce, příjemce, výdejce a převodce
  • „Produkty převzal“ nebo „Produkty odevzdal“ v dodacím listu a ve faktuře, která slouží zároveň jako dodací list
  • pracovník zvolený v poli „Účet/pokladna/osoba“ v přijaté faktuře a v přijatém pokladním dokladu - ten, kdo doklad zaplatil
• „Externí osoba z dokladu“, „Nadřízený externí osoby z dokladu“ a „Kontaktní osoba externí osoby z dokladu“ - například když doklad schvaluje i externí stavební dozor
• vlastník nálepky - nabídne se, když vyplníte nálepky v podmínce „Obsahuje nálepky“. Například doklady s nálepkou „Marketing“ schvaluje ten, kdo je jejím vlastníkem; když se vlastník změní, pravidlo není třeba upravovat.
• projektové role - ReFIS nabídne každou roli z číselníku Projektové role. Například pokud má firma roli projektový manažer, doklad schvaluje projektový manažer projektu, kterým je doklad označen.

Dále nastavíte:

• „Priorita“ - kam do seznamu se schvalovatelé z tohoto pravidla přidají (1 nahoru, 10 dolů). Doklad schvalují odspodu nahoru, proto schvalovatel s prioritou 10 rozhoduje jako první.
• „Min. schvalovatelů“ a „Min. příloh“ - doklad bude schválen, až když ho schválí alespoň zadaný počet lidí a má alespoň zadaný počet příloh
• zda se má doklad zamknout hned na začátku schvalování, nebo až po finálním schválení

„Označit nálepkami“ doklad označí:

• „Pevně definovanými nálepkami“ - vždy těmi samými, například fakturu za nájem nálepkou „Provoz budovy“
• „Podle posledního dokladu od dané osoby“ nebo „Podle většiny posledních dokladů od dané osoby“ - měsíční faktura od telekomunikačního operátora dostane tytéž nálepky jako minulá
• „Podle nálepek dané osoby“, „Podle nálepek produktu“ nebo „Podle nálepek souvisejícího uživatele“ - nálepky z adresáře, z produktu, nebo nálepky pracovníka, který žádanku či objednávku vyžádal nebo odpovídá za smlouvu (například jeho útvar)
• „Nalezenými v textu přílohy“ - nálepkami, které našla podmínka pro přílohu
• „Podle umělé inteligence (AI)“ - pokud má firma zapnutou umělou inteligenci

Zaškrtnutím „Označit jen vyhovující částky, ne celý doklad“ označí ReFIS jen částky, které splňují podmínky pro částky nebo nálepky.

• „Zobrazit upozornění“ - buď jen upozornění, nebo chybu, která nedovolí doklad uložit ani schválit
• nastavit popis dokladu, externí osobu, způsob platby nebo rozšířený typ dokladu
• sloučit částky podle sazeb DPH nebo do jedné - při přidávání dokladu z nezpracovaného dokladu, například když z dlouhého seznamu položek na faktuře stačí jedna částka za každou sazbu DPH
• nahradit částky dokladu částkami ze souvisejících objednávek nebo smluv - faktura převezme řádky objednávky místo vlastních

Pokud více pravidel nastavuje tutéž hodnotu (například způsob platby) a každé jinou, ReFIS ji nenastaví. U minimálního počtu schvalovatelů a příloh platí nejvyšší z nich.

• Při přidávání dokladu se pravidla uplatňují průběžně, už během vyplňování formuláře - i u dokladů přidávaných z nezpracovaných dokladů.
• Při úpravě dokladu podle nastavení „Aplikace pravidel při úpravě dokladu“ v menu Jiné → Nastavení → Nastavení dokladů: jen ručně, automaticky jen na dokladech, které nejsou plně schválené, nebo vždy automaticky. Ručně je uplatníte tlačítky „Načíst schvalovatele podle pravidel“ a „Načíst nálepky podle pravidel“ ve formuláři.
• Při postoupení ke schválení můžete přidat schvalovatele podle zvoleného pravidla.

Minimální počet schvalovatelů a příloh a upozornění ReFIS kontroluje vždy, bez ohledu na nastavení.

V seznamu vidíte název, znění pravidla a odpovědnou osobu. Filtrujete podle textu, schvalovatele a „Pouze platná pravidla“. Funkcí „Upravit hromadně schvalovatele“ nahradíte jednoho schvalovatele jiným ve všech zvolených pravidlech - například když zaměstnanec odejde.

Pravidla pro nezpracované doklady jsou samostatná, v menu Jiné → Nástroje → Pravidla pro nezpracované doklady, a platí ještě před zpracováním dokladu.

• Schvalovací proces
• Tok dokladů
• Související doklady
• Nálepky