Typy dokladů

Číselník Typy dokladů obsahuje typy dokladů, se kterými firma pracuje - přijaté a vydané faktury, objednávky, smlouvy a další - a jejich nastavení. Kromě typů, které ReFIS zná, si firma může přidat vlastní, například „Přejímací protokol“ nebo „Revizní zpráva“. Podtypy existujícího typu dokladu, například podle státu odběratele nebo měny, spravujete v číselníku Rozšířené typy dokladů.

Typy dokladů najdete v menu Jiné → Číselníky → Typy dokladů. Vidíte v něm jen typy, které firma používá. Sloupec „Vzor“ ukazuje, zda můžete doklady tohoto typu použít jako vzor pro nový doklad: při přidávání dokladu na záložce „Přidat doklad podle vzoru“ vyberete existující doklad a nový doklad vytvoříte podle něj. Toto nastavení v seznamu nezměníte.

U každého typu nastavíte:

• v části „Schvalování“ zaškrtnete „Povolit schvalování pro tento typ dokladu“ - doklady tohoto typu pak mohou procházet schvalováním.
• v části „Nezpracované doklady“ políčko „Povolit příjem dokladu přes modul "Nezpracované doklady"“ - do modulu Nezpracované doklady přicházejí různé dokumenty, doklad z nich však vytvoříte jen pro typy, u kterých je toto políčko zaškrtnuté. Jen tyto typy ReFIS nabídne při převodu nezpracovaného dokladu na doklad, a to jen pokud k nim máte práva na zobrazení a přidání. Políčko se zobrazí jen u typů, které se z nezpracovaných dokladů dají vytvořit, například faktury, objednávky, smlouvy nebo pokladní doklady.
• v části „Číselné řady“ v poli „Generovat číslo podle“ datum, podle kterého se generuje číslo vydaných dokladů: „Datum vyhotovení“, „Datum uskutečnění zdanitelného plnění“, „Datum splatnosti“ nebo „Datum dodání“. U přijatých dokladů se tato část nezobrazí.
• v části „Generování“ políčko „Povolit generování pro tento typ dokladu“ - zobrazí se jen u typů, které se dají vygenerovat, například u vydané faktury, objednávky nebo smlouvy
• „Zobrazit tento typ dokladu v menu ReFISu“ - typ se zaškrtnutým políčkem je přímo v menu, ostatní typy najdete v menu v části „Doklady jiných typů“. U nového vlastního typu je políčko ve výchozím nastavení nezaškrtnuté.

Vlastní typ přidáte funkcí „Přidat typ dokladu“. Zvolíte „Nadřazený typ dokladu“ - „Všeobecný finanční doklad“ (doklad s částkami) nebo „Všeobecný dokument“ (doklad bez částek) - a zadáte:

• „Název“, „V množném čísle“, „Název ve větě“ a „Ve větě v množ. č.“ - název typu v různých tvarech, například „Revizní zpráva“, „Revizní zprávy“, „revizní zpráva“ a „revizní zprávy“. Tvary pro větu ReFIS navrhne sám z názvu, můžete je upravit.
• „Text pro přidání“ a „Text pro zobrazení“ - celé názvy funkcí v menu, například „Přidat revizní zprávu“ a „Zobrazit revizní zprávy“. ReFIS je předvyplní z názvu, ale do správného tvaru je musíte upravit sami. Stejné texty jsou i názvy práv, která přiřadíte v pozicích.
• „Ikona“ - ikona, kterou ReFIS označuje doklady tohoto typu, například ve sloupci „Typ dokladu“ v seznamu dokladů a u funkce pro přidání dokladu; vyberete ji z nabídky ikon
• „Generovat číslo dokladu“ - ReFIS pro typ vytvoří číselnou řadu, podle které se číslují doklady tohoto typu. Čísla mají tvar rok a pořadové číslo, například 2026/00001. Tvar čísla můžete později změnit v číselníku Číselné řady.

Všechny tyto údaje kromě „Generovat číslo dokladu“ jsou povinné. Po uložení typu už „Nadřazený typ dokladu“ nezměníte, ostatní údaje ano.

Pro každý vlastní typ vzniknou práva na přidání a zobrazení, která přiřadíte v pozicích. Po přiřazení práva se funkce s názvem z pole „Text pro přidání“ zobrazí v seznamu dokladů v části „Přidat doklad“. Úpravu a smazání typů řídí obecná práva „Upravit typ dokladu“ a „Smazat typ dokladu“.

Funkcí „Smazat typ dokladu“ smažete vlastní typ, ke kterému ještě nejsou doklady. ReFIS smaže i práva na přidání a zobrazení tohoto typu. Typy, které ReFIS zná, smazat nemůžete a měníte jen jejich nastavení. Pokud mezi zvolenými typy je i takový, který se smazat nedá, ReFIS ho vynechá a zobrazí zprávu „Část zvolených typů dokladů byla vynechána, protože nesplňovaly podmínky pro vymazání.“

Seznam typů uvidíte s operací „Zobrazit typ dokladu“. Typy přidáte, upravíte a smažete s operacemi „Přidat typ dokladu“, „Upravit typ dokladu“ a „Smazat typ dokladu“.

• Doklady
• Rozšířené typy dokladů
• Číselné řady
• Tok dokladů