×
ReFIS Flow - software pro elektronizaci a schvalování dokumentů
Funkcí Hromadné vytváření dokladů vytvoříte ze zvolených dokladů, částek nebo pracovních záznamů nové doklady - například z přijatých objednávek faktury, z proforma faktur faktury, ze žádanek objednávky nebo z faktur po splatnosti upomínky. Ve výchozím nastavení vznikne pro každou osobu jeden doklad.
Funkci najdete v modulu Doklady i v sestavách Co je třeba fakturovat, Co chceme objednat, Komu poslat upomínku a Pohledávky a závazky. V seznamu nejprve zaškrtnete doklady nebo částky ze složek, případně fakturované částky, a potom vyberete funkci „Hromadné vytváření dokladů“. V sestavě Co je třeba fakturovat ji můžete spustit i nad zaškrtnutými pracovními záznamy.
Ve formuláři zvolíte „Typ nového dokladu“. ReFIS nabízí tyto typy v tomto pořadí: „Žádanka o nákup“, „Vydaná objednávka“, „Vydaná proforma faktura“, „Vydaný daňový doklad k platbě“, „Vydaná faktura“ (i jako „Vydaná faktura - slouží zároveň i jako dodací list“), „Vydaný dodací list / přejímací protokol“ a „Vydaná upomínka“. Z dokladu vytvoříte stejný nebo některý další typ v tomto pořadí, například ze žádanky jen vydanou objednávku a z faktury už jen fakturu, dodací list nebo upomínku. Typ, který na zvolené doklady nenavazuje, je šedý a po najetí myší ReFIS vysvětlí proč. Ze smlouvy vytvoříte kterýkoli typ kromě žádanky. Z ostatních dokladů, například z přijatých dokladů nebo z cenové nabídky, vytvoříte jen proforma fakturu, fakturu nebo dodací list. Vydanou objednávku a doklady s platbami, například pokladní doklady a výpisy z bankovního účtu, ReFIS vynechá.
Další omezení:
Výchozí typ určuje odběratel v adresáři na kartě „Fakturace“ - „Ve výchozím nastavení posílat proforma faktury namísto faktur“ a „Ve výchozím nastavení posílat dodací list ještě před fakturací“. Druhé nastavení navíc přesune dodací list v pořadí před proforma fakturu. Pro neuhrazené částky po splatnosti ReFIS předvolí upomínku a pro žádané částky objednávku.
Pro každý nový doklad vidíte řádek, ve kterém nastavíte:
Částky můžete mezi novými doklady přesouvat přetažením myší, nebo je přetáhnout do zelené zóny „Přidat nový doklad“.
Částky nového dokladu rozdělíte ikonou s popisem „Rozdělit částky na základě dokladů, ze kterých pocházejí“. Ikona se zobrazí jen tehdy, když jsou na novém dokladu částky z více dokladů, nebo částky z jednoho dokladu spolu s částkami z pracovních záznamů. Rozdělí je podle zdrojových dokladů.
Částky můžete také sloučit ikonou s popisem „Sloučit částky“. Zobrazí se, jen pokud má firma nastavený alespoň jeden způsob slučování. ReFIS při hromadném vytváření dokladů podporuje tyto způsoby: „Všechny částky do jedné“, „Podle stejných sazeb DPH“ a „Podle skupin nálepek“. Částky můžete sloučit jen tehdy, když se na novém dokladu mění na jiný typ - například z částek ze složek na fakturované. Pokud nový doklad existující částky jen přebírá, například faktura z proforma faktury nebo z fakturovaných částek, ikona se nezobrazí. Pokud má firma jen jeden způsob slučování, ikona ho rovnou zapne nebo vypne. Pokud jich má více, ikona otevře okno „Sloučit částky“, ve kterém způsob zvolíte. ReFIS částky sloučí po vytvoření dokladů.
Způsob platby, bankovní účet a platební symboly ReFIS převezme z nejnovějšího vašeho dokladu nebo částky, ze kterých nový doklad vzniká, jinak použije výchozí bankovní účet. Pokud je pro typ dokladu a jazyk odběratele právě jedna šablona patičky, ReFIS ji doplní.
Pod seznamem nových dokladů je v části „Odeslání dokladů“ políčko „Po vytvoření nových dokladů zobrazit formulář k odeslání dokladů e-mailem, přes Peppol nebo poštou“. Pokud firma nemá zapnutý Peppol, v textu políčka Peppol chybí. Je ve výchozím nastavení zaškrtnuté a ReFIS si pamatuje, jak jste ho zvolili naposledy. Doklad se neodešle automaticky - po vytvoření se zobrazí formulář odesílání s novými doklady.
Z pracovních záznamů vytvoříte doklad v sestavě Co je třeba fakturovat. Můžete vytvořit každý typ kromě žádanky a objednávky. ReFIS záznamy seskupí podle projektu, záznamy bez projektu podle osoby, a pro každou skupinu ve výchozím nastavení vytvoří jeden doklad. Před formulářem ReFIS zobrazí obrazovku „Nastavit jednotkové ceny (hodinové sazby)“ se seznamem záznamů, které se budou a nebudou fakturovat. Z každé skupiny záznamů vznikne jedna částka v hodinách s hodinovou sazbou a popisem „Práce provedené pro osobu ...“ nebo „Práce provedené na projektu ...“. K novému dokladu ReFIS připojí i vyúčtování pracovních záznamů.
Doklady se vždy vytvářejí na pozadí. ReFIS zobrazí průběh („Generují se doklady, čekejte prosím.“) a potom vás přesměruje:
U faktury a proforma faktury vznikne z částky ze složky fakturovaná částka, která se s ní spáruje - proto částka ze složky zmizí ze sestavy Co je třeba fakturovat. U objednávky a dodacího listu vzniknou částky ve složce odpovídajícího typu, například ve složce pro odevzdané částky u dodacího listu. Pokud byla částka použita jen zčásti, při dalším vytváření ReFIS použije její zbytek. Z proforma faktury vznikne faktura se stejnými částkami - nové částky se nevytvoří, takže se nic nezapočítá dvakrát.
ReFIS do nových dokladů doplní zvolené doklady jako související.
Datum uskutečnění zdanitelného plnění ReFIS předvyplní takto:
Pokud by takto určené datum bylo o více než 25 dní dříve než datum vytvoření dokladu, ReFIS nastaví datum uskutečnění zdanitelného plnění na datum vytvoření. Takto se určuje u vydané faktury, proforma faktury, objednávky a dodacího listu. U objednávky a dodacího listu je to zároveň datum dodání.
Upomínka má datum uskutečnění zdanitelného plnění rovné datu vyhotovení částky, jejíž splatnost uplynula jako poslední. Od této částky přebírá i splatnost.
Funkci uvidíte, pokud máte operaci „Hromadné vytváření dokladů“ nebo „Hromadné vytváření dokladů jen ze schválených záznamů“. S druhou ReFIS použije jen schválené doklady, částky z nich a schválené pracovní záznamy.