Pracovní záznamy

V modulu Pracovní záznamy evidujete, kdo, kdy, kolik času a na čem pracoval - například na kterém projektu a při jaké aktivitě. Modul najdete v menu Práce → Pracovní záznamy.

Modul má dvě záložky: „Seznam“ se všemi záznamy a „Právě prováděné“ se záznamy, které ještě nemají konec.

Funkcí „Přidat pracovní záznam“ zadáte:

• „Provedl“ - kdo práci provedl, povinný údaj. Ve výchozím nastavení jste to vy. Záznam má vždy jednoho pracovníka. Při přidávání můžete zvolit více lidí najednou, ReFIS pak vytvoří pro každého samostatný záznam.
• „Začátek“, „Konec“ a „Celkový čas“ - u nového záznamu ReFIS jako začátek předvyplní konec posledního záznamu daného dne a jako konec aktuální čas. Zadáte buď začátek a konec, nebo začátek a celkový čas - ReFIS dopočítá konec - nebo konec a celkový čas, pak dopočítá začátek. Tlačítky „Včera“ a „Dnes“ nastavíte den a tlačítky „15 min“, „30 min“ a „45 min“ přidáte přestávku. Záznam bez konce je právě prováděný.
• „Projekty“ - projekty, na kterých jste pracovali. Nabízejí se jen projekty, které mají v nastavení nálepky v poli „Pracovní záznamy“ (sekce „Označení nálepkou“) povolený výběr. Pokud seznam filtrujete podle projektu, projekt se předvyplní.
• „Aktivity“ - aktivita, při které jste pracovali. Pole se zobrazí, jen pokud má firma zadané aktivity. Pokud ho nevyplníte, ReFIS jen upozorní.
• „Osoby“ - externí osoby, pro které byla práce provedena
• „Lokalita“ - lokalita, ve které jste pracovali. Pole se zobrazí, jen pokud má firma zadané lokality.
• „Typ“ - typ pracovního záznamu z číselníku Typy pracovních záznamů. Pokud má firma zadané typy, pole je povinné a ReFIS předvolí typ označený jako výchozí.
• „Co bylo provedeno“ - popis práce. Pokud ho nevyplníte, ReFIS jen upozorní.
• „Interní poznámka“ - poznámka, kterou zákazník nevidí
• „Fakturovat odběrateli“ - zda se má práce fakturovat. U nového záznamu je ve výchozím nastavení zaškrtnuté. Pokud změníte typ, ReFIS ho zaškrtne u produktivních a cestovních záznamů a odškrtne u ostatních, dokud ho sami nepřepnete. Při úpravě a při přidání podle vzoru zůstává uložená hodnota.
• „Denní diety“ - zda za den záznamu náleží diety

Pokud je „Fakturovat odběrateli“ zaškrtnuté, zadáte také „Bez DPH za hodinu“, „Cena bez DPH“ a „Měna“. Tato pole se zobrazí, jen pokud je v menu Jiné → Nastavení → Obecná nastavení zaškrtnuté „Umožnit zadávat cenu práce při zadávání pracovního záznamu“. Změna jednoho z údajů „Bez DPH za hodinu“, „Celkový čas“ a „Cena bez DPH“ přepočítá ostatní.

Stejný záznam vytvoříte také funkcí „Přidat pracovní záznam podle vzoru“.

ReFIS záznam uloží i s upozorněními, nic z toho ho nezablokuje, kromě povinných polí a toho, že konec nemůže být dříve než začátek.

• Pokud se záznam časově překrývá s jiným záznamem téhož člověka, včetně právě prováděného, ReFIS upozorní na překryv a před uložením se zeptá, zda chcete formulář přesto odeslat.
• Pokud člověk pracoval déle, než je pracovní směna z pracovní doby, ReFIS upozorní na přesčas. Podobně upozorní, pokud přestávky neodpovídají tomu, co se má za směnu čerpat.

Funkcí „Začít sledovat čas“ založíte záznam se začátkem v aktuálním čase a bez konce. Záznam můžete založit i podle vzoru, tedy se stejným projektem, aktivitou a popisem jako některý starší záznam. Dokud práci neukončíte, najdete ho na záložce „Právě prováděné“. Funkcí „Ukončit sledování času“ doplníte konec. ReFIS ji nabídne jen u záznamu bez konce.

Pokud někdo pracovní dobu po hodinách nesleduje, funkcí „Přidat záznamy za měsíc“ rozdělíte jeho měsíční fond pracovní doby procenty mezi projekty nebo jiné nálepky. Funkce vyžaduje samostatné právo. Ve formuláři zvolíte „Za měsíc“, „Provedl“ a „Nálepky z“ a zadáte procenta pro jednotlivé nálepky. Součet musí být 100. Počet hodin ReFIS bere z pracovní doby osoby za zvolený měsíc. Pokud není zadána, použije obecný fond pracovní doby.

ReFIS vytvoří za každou nálepku s procentem vyšším než 0 jeden fakturovatelný záznam „Pracovní záznam za měsíc rok, N%“. Záznamy jdou za sebou od prvního dne měsíce od půlnoci. ReFIS nekontroluje, zda už za tentýž měsíc záznamy existují.

Podle přidělených práv můžete upravovat a mazat všechny záznamy, jen ty, které jste provedli vy, které jste vytvořili, nebo které jsou označené nálepkami, ke kterým máte přístup. Záznam na uzamčeném pracovním výkazu nemůžete upravit ani smazat. Při smazání ReFIS smaže i vazby záznamu na nálepky, osoby, výkazy a fakturaci.

Pod seznamem, v detailu označeného záznamu, najdete odkaz „Změny pracovního záznamu“. Otevře historii záznamu: kdo a kdy ho přidal nebo upravil a co v něm změnil. Odkaz vidí uživatel s operací „Změny pracovního záznamu“.

Záznamy se zaškrtnutým „Fakturovat odběrateli“, které ještě nejsou vyfakturované, se nabídnou k fakturaci v sestavě Co je třeba fakturovat. Odběratelem je externí osoba projektu, a pokud záznam projekt nemá, osoba ze zadaných osob. Cenu práce můžete doplnit při fakturaci. Příznak můžete hromadně změnit funkcemi „Označit jako fakturovatelné“ a „Označit jako nefakturovatelné“. Funkce vyžadují právo na úpravu a zpracují jen záznamy, které jsou v opačném stavu.

Funkcí „Vložit na pracovní výkaz“ seskupíte zvolené záznamy na doklad typu Pracovní výkaz. Zvolíte „Nový pracovní výkaz“ nebo „Stávající pracovní výkaz“, do uzamčeného výkazu záznamy vložit nemůžete. Předmět nového výkazu ReFIS složí z období záznamů a projektu. Výkaz pak projde schvalovacím procesem jako kterýkoli jiný doklad. Funkce vyžaduje právo na přidání a zobrazení pracovního výkazu.

Záznamy můžete vytvářet a upravovat také přes ReFIS API.

Modul se zobrazí s operací „Zobrazit modul Pracovní záznamy“. Pro zobrazení, přidání, úpravu a smazání záznamů má každá činnost několik variant: pro všechny záznamy, pro záznamy označené příslušnými nálepkami, pro vlastní záznamy (za sebe) a pro záznamy, které uživatel vytvořil. Funkce „Přidat záznamy za měsíc“ vyžaduje operaci „Přidat pracovní seznam za celý měsíc“.

• Pracovní doba
• Výsledky
• Projekty
• Co je třeba fakturovat
• Lokality