Zastupováním určíte kolegu, který během vaší nepřítomnosti - například dovolené - schvaluje a vyřizuje doklady místo vás.
Nastavení zastupování
Zastupování najdete v menu Jiné → Uživatel → Zastupování. Funkcí „Přidat zastupování“ zadáte:
- „Zástupce“ - nabízejí se jen uživatelé, kteří mají právo vykonávat zástupce při schvalování
- „Začátek platnosti“ a „Konec platnosti“ - obě data jsou nepovinná; bez nich zastupování platí neomezeně. Poslední den platnosti se započítává.
- „Platí ve společnostech“ - pokud máte přístup do více společností; společnost můžete zvolit jen tehdy, když v ní má zástupce právo vykonávat zástupce a zastupovaný tam má účet
Uživatel s právem měnit cizí zastupování zadá v poli „Zastupuje za osobu“ i zastupování za jiného kolegu - například správce za zaměstnance, který nečekaně onemocněl.
Na jedno období můžete mít i více zástupců. ReFIS na překrývající se zastupování jen upozorní.
Schvalování v zastoupení
Jako zástupce najdete doklady v modulu Doklady v záložce „V zastoupení“. Záložka se zobrazí, jen pokud někoho právě zastupujete. Za koho schvalujete, vyberete v poli „Zástupce za“. Doklady schvalujete stejně jako svoje - v okně schvalování vidíte, za koho rozhodujete, a místo „Netýká se mě“ máte „Netýká se osoby…“. K poznámce ReFIS doplní „(v zastoupení …)“.
Zastoupit můžete při schvalování a vyřizování. Podepisovat a hlasovat za jiného nemůže nikdo.
Rozhodnutí zástupce platí, jako kdyby rozhodl zastupovaný, a doklad se objeví v záložce „Mnou zpracované“ u obou.
E-maily zástupci
Zástupce dostává e-maily, které by dostal zastupovaný - například že je doklad na řadě nebo denní souhrn - jako samostatný e-mail s doplňkem „v zastoupení“ v předmětu. Které e-maily to jsou, se řídí nastaveními notifikací zastupovaného. E-maily o odmítnutí dokladu dostává zástupce v kopii.