Uživatelé

Číselník Pracovníci obsahuje zaměstnance a další lidi, kteří se do ReFISu přihlašují. Každý pracovník je zároveň osobou v adresáři.

Pracovníky najdete v menu Jiné → Číselníky → Pracovníci. Vlevo filtrujete aktivní, neaktivní nebo všechny pracovníky.

Pracovníky nejlépe přidáte přes adresář: u osoby zaškrtnete „Má i uživatelský účet (možnost přihlásit se)“ a vyplníte stejné údaje jako zde.

U pracovníka zadáte:

• jméno, příjmení a „Celé jméno“
• „E-mail“ a „Uživatelské jméno“ - uživatelské jméno musí být jedinečné a smí obsahovat jen písmena bez diakritiky, číslice a znaky _ @ . -
• „Účet je aktivní, přístup je povolen (může se přihlásit)“ - vypnutím pracovníkovi zakážete přihlášení a ReFIS ho zároveň odhlásí
• „Povolit přihlášení heslem“ - nebo přihlašování přes LDAP, pokud ho firma má. Po vypnutí se pracovník heslem nepřihlásí. Pokud má váš ReFIS nastavené přihlašování přes účet Google nebo Microsoft (na přihlašovací obrazovce vidíte tlačítko Google nebo Microsoft), přihlásí se dál přes něj. V takovém případě je lepší přihlašování heslem vypnout.
• „Plný přístup bez ohledu na pozice / operace“ - pracovník má všechna práva bez ohledu na pozice. Alespoň jeden takový účet musí být nastaven.
• „Uživatelská podpora“ - takto jsou označeny účty podpory ReFISu a programátorů. ReFIS je nenabízí v seznamech schvalovatelů ani zástupců. Pole vidí jen uživatel s plným přístupem.
• „Pozice“ - první zvolená je hlavní pozice
• heslo - při úpravě přes „Změnit i heslo“. ReFIS pracovníkovi o změně pošle informační e-mail (vypnout ho můžete, jen pokud na to máte právo). Při přihlašování přes LDAP se heslo v ReFISu nepoužívá - zadané heslo ověří přímo LDAP server, proto ho zde ani nezměníte.
• adresy a kontakty

Pokud pracujete ve více společnostech, pracovníka přidáte najednou do všech společností zvolených v poli „Společnosti“. V ostatních společnostech však nebude mít plný přístup ani pozice - nastavíte mu je tam zvlášť. Pokud už pracovník má v jiné společnosti účet se stejným uživatelským jménem i e-mailem, heslo nezadáváte - ponechá si své stávající a společnosti, kde účet už má, ReFIS zaškrtne sám. Pokud firma synchronizuje pozice z hlavní společnosti, můžete v hlavní společnosti zaškrtnout „Nastavit pozice i ve všech společnostech, kde má uživatel přístup“.

Pracovníkovi, který si heslo nastaví sám, pošlete odkaz funkcí „Poslat přístup e-mailem“ (odkaz platí 7 dní). Funkce pošle odkaz jen pracovníkům, kteří mají vyplněný e-mail a povolené přihlašování heslem - ostatní vynechá. Pracovníky najednou aktivujete nebo deaktivujete funkcemi „Aktivovat pracovníky“ a „Deaktivovat pracovníky“.

ReFIS ke každému pracovníkovi vytvoří nálepku pod nálepkou „Zaměstnanci“, například „jan.novak (Ján Novák)“. Nálepku spravuje ReFIS sám: po deaktivaci pracovníka jí ukončí platnost a po aktivaci ji obnoví.

Místo smazání pracovníka ho raději deaktivujete. Smazáním se smaže i jeho osoba v adresáři a nálepka pod „Zaměstnanci“. Pracovník vypadne z toku dokladů, o kterých ještě nerozhodl, ze zastupování a ze schvalovatelů v pravidlech pro doklady. Rozhodnutí, která už učinil, v historii schvalování zůstanou - zobrazí se přeškrtnutá. Pracovníky, kteří mají záznamy v toku dokladů, ReFIS před smazáním zvýrazní.

Funkce „Přihlásit se jako uživatel“ je jen pro uživatele s plným přístupem. Uvidíte ReFIS tak, jak ho vidí jiný uživatel - například když kontrolujete jeho práva. Uvedete důvod a každé použití funkce se zaznamená. Pracovník o tom dostane informační e-mail (vypnout ho můžete, jen pokud na to máte právo).

Pracovníky můžete naimportovat:

• z LDAP serveru
• z Microsoft Entra ID
• z tabulky XLSX - ve formuláři importu si stáhnete „vzorový MS Excel soubor“ nebo „aktuální seznam v MS Excel“, doplníte ho a nahrajete zpět. Formulář otevřete jedním z těchto způsobů:
  • funkcí „Importovat z XLSX“ v seznamu pracovníků (část „Import a export“)
  • v menu Jiné → Import a export, vlevo „Import pracovníků (XLSX)“

• Pozice
• Adresář
• Přihlášení