Související doklady propojují doklady, které k sobě patří - například objednávku s fakturou, která za ni přišla, nebo smlouvu s fakturami podle ní. Souvisejícím dokladem může být doklad evidovaný v ReFISu i jen číslo dokladu, který v ReFISu není.
Pole se souvisejícími doklady
Související doklady zadáte přímo ve formuláři dokladu. Pole má v každém typu dokladu název podle toho, co k němu obvykle patří, například:
- u faktury a proforma faktury „Objednávka/smlouva“
- u vydané objednávky „Nabídka/smlouva/žád.“
- u dodacího listu „Obj./smlouva/faktura“
- u příjemky a výdejky „Dodací list/faktura“
- u pokladního dokladu „Související doklad“
- u smlouvy „Číslo rámcové smlouvy“
Když kliknete do pole, ReFIS nabídne doklady téže externí osoby, které jsou neuhrazené nebo uhrazené jen částečně a zároveň nejsou vyřízené. Nejvýše jsou doklady, jejichž částky mají nejvíce stejných nálepek jako tento doklad, potom nejnovější. Pokud externí osobu ještě nemáte vyplněnou, ReFIS vás na to upozorní - doklady umí nabídnout až podle ní. Když začnete psát číslo, ReFIS hledá doklady s takovým začátkem čísla bez ohledu na to, zda jsou uhrazené. Při velkém počtu dokladů zobrazí všechny další doklady odkaz „Zobrazit vše“.
Doklad z ReFISu se v poli zobrazí s ikonou svého typu. Číslo, které v ReFISu není, přidáte volbou „přidat jako číslo bez dokladu v ReFISu“ - zobrazí se s přerušovaným rámečkem a kliknutím na ikonu mu můžete určit typ („Změnit typ“), například objednávka. Více čísel najednou oddělte čárkou, středníkem nebo mezerou. Pokud se napsané číslo shoduje s dokladem v ReFISu, propojí se s ním - velká a malá písmena, diakritika a mezery přitom nehrají roli.
Související doklady později změníte v detailu dokladu funkcí „Upravit související doklady“. Uživatel, který má jen právo „Upravit související doklady (pouze přidat nové)“, může čísla jen přidávat, existující nezmění.
Co se se souvisejícími doklady děje
- Detail dokladu ukazuje související doklady oběma směry - doklady, na které se tento doklad odvolává, i doklady, které se odvolávají na něj. Čísla, která v ReFISu nejsou, jsou uvedena jako „Neevidovaný doklad“.
- Párování částek. Když doklad uložíte, ReFIS napáruje jeho částky na částky souvisejících dokladů - například fakturu na objednávku nebo smlouvu, pokladní doklad na fakturu, kterou uhrazuje. Když související doklad z pole odstraníte, párování na něj se při uložení zruší. Funkce „Upravit související doklady“ párování nemění.
- Nové doklady. Když vytváříte doklady podle zvolených dokladů, ReFIS zvolené doklady doplní jako související sám.
- Pravidla pro doklady mohou podle souvisejících dokladů rozhodovat - například přidat ke schvalování toho, kdo související objednávku vyžádal, nebo kontrolovat, zda suma faktury nepřevyšuje sumu objednávky.
Text v hlavičce dokladu
Text v hlavičce dokladu je uveden ve formuláři a v PDF nad částkami. ReFIS ho podle typu dokladu vytvoří takto:
- objednávka: „Objednáváme si u Vás následující“
- žádanka: „Žádáme Vás o následující“
- vydaný dodací list: „Dodali jsme Vám následující“
- vydaná faktura: „Fakturujeme Vám následující“
- vydaný dobropis: „Dobropisujeme Vám následující“
Pole „Hlavička dokladu“ ve formuláři a nastavení „Hlavičky dokladů“ platí jen pro vydanou fakturu, proforma fakturu, vydanou objednávku a vydaný dodací list; žádanka má text jen v PDF.
Pokud má doklad související přijatou objednávku nebo smlouvu evidovanou v ReFISu, ReFIS do textu doplní její číslo a datum (u smlouvy ve výchozím stavu jen datum, číslo zapnete v nastavení), například „Fakturujeme Vám na základě objednávky P240001 ze dne 04. června 2024 následující“. Čísla ostatních souvisejících dokladů (kromě žádanek) se v textu zobrazí, jen pokud se do něj nedoplnila žádná objednávka, smlouva ani zálohová faktura. Text můžete upravit - dokud ho nezměníte, ReFIS ho doplňuje sám.
Které související doklady se do textu doplňují, nastavíte v menu Jiné → Nastavení → Hlavičky dokladů zvlášť pro faktury, proforma faktury, objednávky a dodací listy: „číslo souvisejících objednávek“, „číslo souvisejících smluv“, „číslo souvisejících zálohových faktur“ a „číslo jiných souvisejících dokladů“.