adresár

Modul Adresář obsahuje osoby, se kterými firma spolupracuje - dodavatele, odběratele, zaměstnance, úřady a další firmy i fyzické osoby. Na osoby z adresáře odkazují doklady, částky, projekty, produkty i pracovní záznamy.

Adresář najdete v menu Jiné → Adresář.

V seznamu vidíte u každé osoby „Jméno/název“, „IČO“, „IČ DPH“, „Identifikátor osoby“, „Typ osoby“, zda jde o fyzickou osobu a zda má uživatelský účet. U fyzických osob jsou navíc sloupce „Jméno“ a „Příjmení“. Neaktivní osoby jsou přeškrtnuté.

Vlevo osoby filtrujete podle:

• jména nebo názvu
• typu osoby - zobrazí se i osoby podřazených typů
• toho, zda mají uživatelský účet, zda jsou fyzické osoby nebo dlužníci
• počátečního písmene

Seznam ve výchozím stavu ukazuje jen aktivní osoby. Neaktivní zobrazíte, když zrušíte „Pouze aktivní osoby“.

V rozšířeném vyhledávání („Vyhledat osoby“) hledáte i podle identifikátoru osoby, IČO, DIČ, IČ DPH, Peppol ID, typu osoby, plátců DPH, státu (domácí, jiný stát, státy EU), poznámky, nálepek, aktivních nebo neaktivních osob, končící platnosti občanského průkazu a neaktuálních informací. U osob s uživatelským účtem hledáte i podle plného přístupu, pracovní pozice nebo přístupu k operaci. Podle dokladů osoby najdete například osoby, které ve zvoleném období (vytvoření, realizace nebo platnosti dokladu) mají, nebo nemají doklad zvoleného typu. Vyhledávání si můžete uložit.

Funkcí „Přidat osobu“ otevřete formulář. Vyplníte „Typ osoby“, „Jméno/název“ a u fyzické osoby i jméno a příjmení. U slovenských a českých firem stačí začít psát název nebo IČO - ReFIS nabídne firmy z veřejných rejstříků a po výběru vyplní IČO, DIČ, IČ DPH, plátce DPH, „Společnost zapsaná v“, sídlo, bankovní účty i Peppol ID. Firmu z jiného státu EU najdete podle IČ DPH v systému VIES - ReFIS doplní název a adresu, pokud je daný stát ve VIES zveřejňuje.

Pokud už v adresáři existuje osoba se stejným názvem, IČO nebo DIČ, ReFIS vás na to upozorní. Osobu však uložit můžete. Pole „Identifikátor osoby“ musí být jedinečné, osobu se stejným identifikátorem jako jiná osoba ReFIS neuloží.

Nad záložkami vyplníte „Identifikátor osoby“, „Plátce DPH“ a u plátce DPH ze státu EU i „Možnost uplatnit přenos daňové povinnosti z DPH“. Pod záložkami je pole „Poznámka“. Formulář má tyto záložky:

• „Osobní údaje“ - jen u fyzické osoby: státní příslušnost, národnost, pohlaví, rodné číslo, datum narození, občanský průkaz a jeho platnost
• „Kontakty“ - telefon, mobil, fax, web, Peppol ID, e-mailové adresy a adresy. U každého e-mailu zvolíte typ, například „E-mail pro faktury“ nebo „E-mail pro objednávky“. Hlavní adresa je „Sídlo/bydliště“, dále můžete přidat „Doručovací adresa“ a další adresy. Pokud má firma zadané lokality, zadáte zde i „Lokalita“.
• „Bankovní účty“ - čísla účtů osoby, banka a měna
• „Související osoby“ - vztahy k jiným osobám v adresáři, například „Je kontaktní osobou pro...“ nebo „Je jednatelem...“
• „Fakturace“ - „Splatnost (dny)“, „Směrovací reference na fakturách“, výchozí chování při odesílání dokladů („Ve výchozím nastavení posílat proforma faktury namísto faktur“, „Ve výchozím nastavení posílat dodací list ještě před fakturací“, „Požaduje papírové doklady“) a označení dlužníka
• „Ostatní“ - jazyky, ve kterých osoba komunikuje, nálepky a „PIN kód“, který ReFIS vyžaduje, když osoba schvaluje doklad přímo z e-mailu (pole vidí jen uživatel s oprávněním přidat nebo upravit pracovníka)

Pokud osoba nemá vyplněnou splatnost, použije se splatnost vlastní firmy.

Nová osoba přebírá z neurčené osoby nastavení „Požaduje papírové doklady“, „Ve výchozím nastavení posílat proforma faktury namísto faktur“ a „Ve výchozím nastavení posílat dodací list ještě před fakturací“. Pokud je tedy chcete mít zapnuté u většiny nových osob, zapnete je u neurčené osoby. Ve formuláři je před uložením můžete změnit.

Osoba může mít i uživatelský účet, díky kterému se může přihlásit do ReFISu. Zaškrtnete „Má i uživatelský účet (možnost přihlásit se)“ a vyplníte e-mail a uživatelské jméno. Tato část formuláře se zobrazí jen uživateli s oprávněním přidávat nebo upravovat uživatele. Funkcí „Poslat přístup e-mailem“ pak osobě pošlete odkaz, přes který si nastaví heslo. Oprávnění účtu a další nastavení popisuje článek Uživatelé.

• „Zkontrolovat údaje“ - zvolené osoby porovná s veřejnými rejstříky (obchodní a živnostenský rejstřík, ověřování plátců DPH VIES) a ukáže, co se liší - název, IČO, DIČ, IČ DPH, plátce DPH, Peppol ID, sídlo a bankovní účty. Změny, které potvrdíte, ReFIS uloží.
• „Sloučit osoby“ - z více záznamů téže osoby udělá jeden. Zvolíte hlavní záznam; doklady, částky, projekty, produkty a pracovní záznamy ostatních osob se přiřadí jemu. Prázdné údaje hlavního záznamu ReFIS doplní z ostatních a přidá jejich e-maily, adresy, bankovní účty, jazyky, Peppol ID a nálepky. Uživatelský účet může mít nejvýše jedna ze slučovaných osob.
• „Aktivovat osoby“ a „Deaktivovat osoby“ - neaktivní osoby se ve výchozím stavu v seznamu nezobrazují. Pokud má osoba uživatelský účet, aktivací osoby se aktivuje i účet a deaktivací se deaktivuje. Při deaktivaci můžete stornovat i smlouvy, kde je osoba smluvní stranou.
• „Hromadně upravit osoby“ - zvoleným osobám najednou změníte typ osoby, nastavíte, zda jsou fyzické osoby, nebo vymažete identifikátor osoby.
• „Smazat osoby“ - doklady, částky, projekty a další záznamy smazané osoby zůstanou, ReFIS je přiřadí neurčené osobě. Uživatelský účet osoby se nesmaže, jen deaktivuje.
• „Importovat z XLSX“ a „Exportovat seznam do XLSX“ - hromadné nahrání osob z tabulky a stažení vyfiltrovaných osob ve tvaru, který můžete znovu naimportovat.
• „Exportovat detail záznamu“ - stáhne všechny údaje zvolené osoby do XLSX.
• „Odeslat novou zprávu“ - pošle zvoleným osobám zprávu.
• „Nastavit notifikace“ - zvoleným osobám s uživatelským účtem najednou nastaví e-mailové notifikace.
• „Přihlásit se jako uživatel“ - jen pro uživatele s plným přístupem, popisuje ji článek Uživatelé.
• „Vytvořit odkaz pro externí“ - internetový odkaz, přes který lidé bez přístupu do ReFISu přidají novou osobu do adresáře, například zaregistrují svou firmu.

Adresář obsahuje dva zvláštní záznamy, které nemůžete smazat ani deaktivovat:

• Neurčená osoba - patří k ní částky a doklady, u kterých osoba není známá. Například při importu výpisu z účtu se nemusí podařit určit všechny osoby a některé částky se přiřadí neurčené osobě. Díky tomu je snadno najdete a doplníte. Neurčené osobě připadnou i záznamy smazaných osob.
• Vlastní firma - vaše firma. Její údaje upravíte v menu Jiné → Nastavení → Základní informace o firmě.

Osobu označíte jako dlužníka v záložce „Fakturace“ („Dlužník (nebo má problémy se solventností)“) a důvod můžete připsat do pole „Poznámka o dlužníkovi“. U slovenských a českých firem ReFIS navíc pravidelně kontroluje veřejné zdroje a osobu sám označí jako „Dlužník podle veřejných zdrojů“, pokud najde:

• u slovenských firem dluh vůči Sociální pojišťovně nebo Všeobecné zdravotní pojišťovně
• u českých firem záznam v registru nespolehlivých plátců DPH nebo v insolvenčním rejstříku

Stav slovenské firmy v rejstříku (například likvidaci nebo konkurs) ReFIS zapíše do poznámky z veřejných zdrojů.

Dlužníky vidíte ve filtru „Pouze dlužníci“, v detailu osoby a při výběru osoby ve formulářích, kde jsou zvýraznění červeně. Když se údaje z veřejných zdrojů změní, objeví se v Úkolech úkol „Změnily se údaje … osob ohledně dluhů, konkursů a podobně. Chcete je zobrazit?“.

Uživatel s oprávněním zobrazit adresář vidí všechny osoby, adresář se podle typů osob ani nálepek neomezuje. Přidání, úprava, smazání, sloučení, aktivace a deaktivace osob jsou samostatná oprávnění.

Osobu, která má uživatelský účet, může aktivovat nebo deaktivovat jen uživatel s oprávněním „Upravit pracovníka“ a smazat jen uživatel s oprávněním „Smazat pracovníka“.

• Typy osob
• Splatnost
• Číslo bankovního účtu
• Elektronická fakturace