Podepisování

Podepisování je typ akce v toku dokladů, při kterém podepisující osoby elektronicky podepíšou doklad - nejčastěji smlouvu nebo objednávku.

U dokladu zvolíte funkci „Podepisování dokladů“. Zadáte jméno podepisujícího a zvolíte podpis:

• „Můj uložený podpis“ - obrázek podpisu, který si nahrajete v uživatelském nastavení v poli „Podpis“ (JPG nebo PNG, 500×200 až 1000×1000 px); možnost se nabízí, jen pokud ho máte nahraný
• „Napsat nový podpis“ - podpis nakreslíte myší nebo prstem

Tlačítkem „Podepisuji“ doklad podepíšete. Pokud ho podepsat nechcete, zvolíte „Odmítám podepsat“ a do poznámky napíšete důvod.

Podpis už odvolat nemůžete, stejně jako na papíře. Odvolat můžete jen odmítnutí podpisu.

ReFIS vloží podpis do PDF dokladu:

1. do PDF, které ReFIS pro daný typ dokladu sám vygeneruje,
2. pokud takové není, do PDF přílohy dokladu,
3. pokud doklad nemá ani PDF přílohu, do PDF vytvořeného ze šablony dokladu (Word nebo Excel).

Pokud má doklad více PDF příloh, ReFIS zvolí tu, ve které najde značky podpisu; pokud žádná značky nemá, vezme první.

Podepsané PDF uloží k dokladu jako novou přílohu. Podepisování běží na pozadí, takže příloha nevznikne okamžitě; při každém dalším podpisu se předchozí podepsaná příloha smaže a vznikne nová, doklad má tedy vždy jednu podepsanou přílohu. Doklad je podepsaný, když ho podepíšou všechny podepisující osoby.

Kam se podpis v PDF vloží, určí značky {Signature1TopLeft} a {Signature1BottomRight} - ohraničují obdélník pro první podpis. Pro druhý podpis jsou to {Signature2TopLeft} a {Signature2BottomRight} atd.; číslo odpovídá pořadí, v jakém podepisující podepisují. Značky vložíte do přiloženého dokumentu nebo do šablony dokladu. PDF, které ReFIS generuje sám, je už obsahuje.

Podepsat může i osoba, která do ReFISu přístup nemá - například druhá smluvní strana. Přidáte ji mezi účastníky toku z adresáře nebo jen e-mailovou adresou. Dostane e-mailem odkaz, přes který doklad otevře a podepíše.

Pokud externí osoba podepisuje na místě, například na tabletu při schůzce, s příslušným právem zaznamenáte její podpis i vy.

• Pokud má firma zapnuté i hlasování, odkazem „Nastavit tok dokladů“ v dokladu určíte, zda podepisující osoba smí zvolit „Netýká se mě“. U smlouvy, kterou musí podepsat všechny smluvní strany, ne; u prezenční listiny ano.
• V nastavení toku dokladů si firma určí, zda se pod podpis přidá datum podpisu a zda se podepsaný doklad po finálním podepsání pošle externím účastníkům, kteří ho podepisovali.
• E-mailové notifikace o podepisování si nastavíte v menu Jiné → Uživatel → Notifikace - například když na vás přijde řada nebo když je doklad finálně podepsaný.

• Tok dokladů
• Smlouvy
• Šablony dokladů