Importem dokladů ze síťového disku ReFIS přebírá doklady, které tam ukládá například síťový skener nebo jiný systém - buď jako nové nezpracované doklady, nebo jako přílohy k dokladu, který právě přidáváte.
Nezpracované doklady z disku nebo z jiného systému
ReFIS pravidelně přebírá soubory ze síťového nebo lokálního disku, ze sdílené složky, přes SFTP, WebDAV a podobně a z každého souboru vytvoří doklad v modulu Nezpracované doklady. Stejně přebírá doklady z jiných systémů, se kterými je propojený, například přes API - objednávky, příjemky a faktury z dealerských a jiných systémů.
Takový doklad pak zpracujete stejně jako doklad, který přišel e-mailem.
Přílohy k novému dokladu podle čísla
Pokud skener ukládá soubory s číslem dokladu v názvu, například Scan-2024001.pdf, ReFIS je při přidávání dokladu najde a přiloží sám:
- Přidejte doklad a vyplňte „Evidenční číslo“ nebo „Ext. účetní číslo“.
- ReFIS pod formulářem zobrazí soubory ze síťového disku, které k číslu patří, s textem „Načtené pro evidenční číslo: …“ nebo „Načtené pro ext. účetní číslo: …“.
- Doklad uložte. ReFIS k němu nalezené soubory přiloží; na síťovém disku soubory zůstanou.
Pole „Evidenční číslo“ je ve formuláři, pokud má firma v menu Jiné → Nastavení → Nastavení dokladů zapnuté „Vést registrační deník (číslo řádku)“, pole „Ext. účetní číslo“ při zapnutém „Zobrazovat externí účetní číslo“.
Nastavení
Kde soubory hledat, nastavíte v menu Jiné → Import a export → Import příloh ze síťového disku:
- „Cesta“ - složka na síťovém disku. Může obsahovat {?Year} a {?Month} - rok a měsíc z data přijetí dokladu, například \\server\scan\{?Year}\{?Month}.
- „Název“ - začátek názvu souboru. Může obsahovat {?EvidNum} (evidenční číslo), {?ExternalNumber} (externí účetní číslo), {?Year} a {?Month}, například Scan-{?ExternalNumber}. Přiloží se všechny soubory, jejichž název takto začíná.
- „Podadresáře“ - zda ReFIS prohledává i podsložky.