Sestavy Co nám měli dodat a Co jsme měli dodat hlídají dodávky: první ukazuje, co vám dodavatelé ještě nedodali, druhá, co jste vy ještě nedodali odběratelům. Z obou vytvoříte doklady o dodání.
Sestavy najdete v menu Doklady → Nástroje. Mají dvě podoby, podle osob a podle měsíců. Pokud máte přístup k oběma, přepínáte mezi nimi vlevo odkazem „Podle osob / Podle měsíců“.
Podle osob
Seznam dohodnutých částek z objednávek a smluv, které se už měly zrealizovat a ještě nejsou vyfakturované ani vyřízené:
- „Co nám měli dodat“ - výdaje, tedy vydané objednávky a smlouvy s dodavateli
- „Co jsme měli dodat“ - příjmy, tedy přijaté objednávky a smlouvy s odběrateli
Vlevo jsou osoby, vpravo jednotlivé částky. Zvolené částky zpracujete funkcí „Hromadné vytváření dokladů“ (například dodací list nebo faktura), pošlete je funkcí „Odeslat e-mailem, poštou“ nebo je označíte jako vyřízené. Dodávku, která přišla celá, takto ze seznamu odstraníte.
V nastavení sestavy (vlevo „Změnit nastavení sestavy“) změníte, které částky sestava ukazuje:
- „Obsahuje text“
- „Složky částek“ - výchozí jsou jen dohodnuté částky. Zaškrtnutím „Fakturované částky“ přidáte i fakturované.
- „Schvalování“ a u dohodnutých částek i „Podepisování“ - jen schválené (podepsané), jen neschválené (nepodepsané) nebo všechny
- „Typ částky“ - příjmy, výdaje a „I částky s nulovými sumami“. Ve výchozím stavu „Co nám měli dodat“ ukazuje výdaje a „Co jsme měli dodat“ příjmy.
- „Celková suma za osobu“ a „Celková částka dokladu“ - nezáleží, zda kladná nebo záporná
- „Měna“, „Zobrazit měnu“ (přepočítat na domácí měnu nebo původní) a „Typ čísla bank. účtu“
- „Typ dokladu“ - zahrnout jen částky z určených typů dokladů (objednávky, smlouvy) nebo je vynechat
- „Datum realizace“ - bez ohledu na datum, částky, kterým realizace končí, nebo částky, které mají realizaci ve zvoleném čase: minulý měsíc, minulý týden, tento měsíc, tento týden, v období od - do nebo za určený počet dní. Ve výchozím stavu sestava ukazuje částky, kterým realizace skončila nejpozději dnes. Počtem dní dopředu uvidíte i dodávky, které teprve přijdou.
- „Nálepky“ - všechny částky, vynechat částky označené zvolenými nálepkami nebo zahrnout jen je, případně i s podřazenými nálepkami
Formulář obsahuje i datum splatnosti, poslední upomínky a příkazu k úhradě. Ty jsou společné se sestavami o platbách a u dodávek je není třeba měnit. Pokud jste nastavení změnili, vlevo se ukáže odkaz „Obnovit výchozí filtry“.
Podle měsíců
Tato podoba vychází z rozpočtu a hodí se na pravidelné dodávky v množstvích - například měsíční odběry materiálu nebo služeb. U každé položky rozpočtu vidíte rozpočtované množství, co už bylo dodáno (odevzdané částky), čerpání v procentech, množství po měsících za poslední období a zbývající množství.
Množství za aktuální měsíc (do 5. dne i za předchozí) zapíšete přímo do tabulky a funkcí „Uložit částky“ z něj vytvoříte doklad: u „Co nám měli dodat“ přijatý dodací list nebo přejímací protokol, u „Co jsme měli dodat“ vydaný.
V nastavení sestavy (vlevo „Změnit nastavení sestavy“) zvolíte:
- „Nálepky“ - položky, které mají alespoň jednu ze zvolených nálepek („Má alespoň jednu“) nebo všechny („Má všechny“). Dokud nezvolíte alespoň jednu nálepku v „Má alespoň jednu“ (zde nebo u každého zdroje v detailních nastaveních), sestava místo položek otevře nastavení.
- v části „Detailní nastavení“:
- „Zobrazený měsíc/rok“ - prohlédnete si i starší měsíce
- „Zdroj 1“ a „Zdroj 2“ - odkud sestava bere rozpočet: složka částek (výchozí jsou rozpočtované), nálepky, typ částky a zda zobrazit sloupec
- „Zdroj 3“ - co se dodává: složka dohodnutých nebo odevzdaných částek (výchozí jsou odevzdané), nálepky a typ částky. Do této složky ReFIS ukládá zapsaná množství. Podle ní a typu částky určí, zda vytvoří dodací list (odevzdané částky) nebo objednávku (dohodnuté částky) a zda přijatý nebo vydaný doklad.
- „Vložit na doklad“ - „Nevložit na doklad“, „Nový doklad“, „Nový / stávající doklad pro konkrétní měsíc“ nebo „Stávající doklad z výběru“. Ve výchozím stavu „Co nám měli dodat“ vytváří vždy nový doklad a „Co jsme měli dodat“ přidává do dokladu za daný měsíc.
Přístupová práva
Podobu podle měsíců máte k dispozici s právem „Přehled částek podle měsíců“ a jen pokud vidíte složku rozpočtovaných i odevzdaných částek (práva „Zobrazit modul Rozpočet“ a „Zobrazit modul Žádané, dohodnuté a odevzdané částky“). Jinak menu otevře podobu podle osob, s právem na příslušnou sestavu.
Související témata