×
ReFIS Flow - software pro elektronizaci a schvalování dokumentů
Funkciou Hromadné vytváranie dokladov vytvoríte zo zvolených dokladov, čiastok alebo pracovných záznamov nové doklady - napríklad z prijatých objednávok faktúry, z predfaktúr faktúry, zo žiadaniek objednávky alebo z faktúr po splatnosti upomienky. Predvolene vznikne pre každú osobu jeden doklad.
Funkciu nájdete v module Doklady aj v zostavách Čo treba fakturovať, Čo chceme objednať, Komu poslať upomienku a Pohľadávky a záväzky. V zozname najprv zaškrtnete doklady alebo čiastky zo zložiek, prípadne fakturované čiastky, a potom vyberiete funkciu „Hromadné vytváranie dokladov“. V zostave Čo treba fakturovať ju môžete spustiť aj nad zaškrtnutými pracovnými záznamami.
Vo formulári zvolíte „Typ nového dokladu“. ReFIS ponúka tieto typy v tomto poradí: „Žiadanka o nákup“, „Vydaná objednávka“, „Vydaná predfaktúra“, „Vydaný daňový doklad k platbe“, „Vydaná faktúra“ (aj ako „Vydaná faktúra - slúži zároveň aj ako dodací list“), „Vydaný dodací list / preb. protokol“ a „Vydaná upomienka“. Z dokladu vytvoríte rovnaký alebo niektorý ďalší typ v tomto poradí, napríklad zo žiadanky len vydanú objednávku a z faktúry už len faktúru, dodací list alebo upomienku. Typ, ktorý na zvolené doklady nenadväzuje, je sivý a po nastavení myši ReFIS vysvetlí prečo. Zo zmluvy vytvoríte ktorýkoľvek typ okrem žiadanky. Z ostatných dokladov, napríklad z prijatých dokladov alebo z cenovej ponuky, vytvoríte len predfaktúru, faktúru alebo dodací list. Vydanú objednávku a doklady s platbami, napríklad pokladničné doklady a výpisy z bankového účtu, ReFIS vynechá.
Ďalšie obmedzenia:
Predvolený typ určuje odberateľ v adresári na karte Fakturácia - „Predvolene posielať predfaktúry namiesto faktúr“ a „Predvolene posielať dodací list ešte pred fakturáciou“. Druhé nastavenie navyše presunie dodací list v poradí pred predfaktúru. Pre neuhradené čiastky po splatnosti ReFIS predvolí upomienku a pre žiadané čiastky objednávku.
Pre každý nový doklad vidíte riadok, v ktorom nastavíte:
Čiastky môžete medzi novými dokladmi presúvať potiahnutím myšou, alebo ich potiahnuť do zelenej zóny „Pridať nový doklad“.
Čiastky nového dokladu rozdelíte ikonou s popisom „Rozdeliť čiastky na základe dokladov z ktorých pochádzajú“. Ikona sa zobrazí len vtedy, keď sú na novom doklade čiastky z viacerých dokladov, alebo čiastky z jedného dokladu spolu s čiastkami z pracovných záznamov. Rozdelí ich podľa zdrojových dokladov.
Čiastky môžete aj zlúčiť ikonou s popisom „Zlúčiť čiastky“. Zobrazí sa, len ak má firma nastavený aspoň jeden spôsob zlučovania. ReFIS pri hromadnom vytváraní dokladov podporuje tieto spôsoby: „Všetky čiastky do jednej“, „Podľa rovnakých sadzieb DPH“ a „Podľa skupín nálepiek“. Čiastky môžete zlúčiť len vtedy, keď sa na novom doklade menia na iný typ - napríklad z čiastok zo zložiek na fakturované. Ak nový doklad existujúce čiastky len preberá, napríklad faktúra z predfaktúry alebo z fakturovaných čiastok, ikona sa nezobrazí. Ak má firma len jeden spôsob zlučovania, ikona ho rovno zapne alebo vypne. Ak ich má viac, ikona otvorí okno „Zlúčiť čiastky“, v ktorom spôsob zvolíte. ReFIS čiastky zlúči po vytvorení dokladov.
Spôsob platby, bankový účet a platobné symboly ReFIS prevezme z najnovšieho vášho dokladu alebo čiastky, z ktorých nový doklad vzniká, inak použije predvolený bankový účet. Ak je pre typ dokladu a jazyk odberateľa práve jedna šablóna pätičky, ReFIS ju doplní.
Pod zoznamom nových dokladov je v časti „Odoslanie dokladov“ políčko „Po vytvorení nových dokladov zobraziť formulár na odoslanie dokladov e-mailom, cez Peppol alebo poštou“. Ak firma Peppol nepoužíva, v texte políčka Peppol chýba. Je predvolene zaškrtnuté a ReFIS si pamätá, ako ste ho zvolili naposledy. Doklad sa neodošle automaticky - po vytvorení sa zobrazí formulár odosielania s novými dokladmi.
Z pracovných záznamov vytvoríte doklad v zostave Čo treba fakturovať. Môžete vytvoriť každý typ okrem žiadanky a objednávky. ReFIS záznamy zoskupí podľa projektu, záznamy bez projektu podľa osoby, a pre každú skupinu predvolene vytvorí jeden doklad. Pred formulárom ReFIS zobrazí obrazovku „Nastaviť jednotkové ceny (hodinové sadzby)“ so zoznamom záznamov, ktoré sa budú a nebudú fakturovať. Z každej skupiny záznamov vznikne jedna čiastka v hodinách s hodinovou sadzbou a opisom „Práce vykonané pre osobu ...“ alebo „Práce vykonané na projekte ...“. K novému dokladu ReFIS pripojí aj vyúčtovanie pracovných záznamov.
Doklady sa vždy vytvárajú na pozadí. ReFIS zobrazí priebeh („Generujú sa doklady, čakajte prosím.“) a potom vás presmeruje:
Pri faktúre a predfaktúre vznikne z čiastky zo zložky fakturovaná čiastka, ktorá sa s ňou spáruje - preto čiastka zo zložky zmizne zo zostavy Čo treba fakturovať. Pri objednávke a dodacom liste vzniknú čiastky v zložke zodpovedajúceho typu, napríklad v zložke pre odovzdané čiastky pri dodacom liste. Ak bola čiastka použitá len sčasti, pri ďalšom vytváraní ReFIS použije jej zvyšok. Z predfaktúry vznikne faktúra s tými istými čiastkami - nové čiastky sa nevytvoria, takže sa nič nezapočíta dvakrát.
ReFIS do nových dokladov doplní zvolené doklady ako súvisiace.
Dátum daňovej povinnosti ReFIS predvyplní takto:
Ak by takto určený dátum bol o viac ako 25 dní skôr ako dátum vytvorenia dokladu, ReFIS nastaví dátum daňovej povinnosti na dátum vytvorenia. Takto sa určuje pri vydanej faktúre, predfaktúre, objednávke a dodacom liste. Pri objednávke a dodacom liste je to zároveň dátum dodania.
Upomienka má dátum daňovej povinnosti rovný dátumu vyhotovenia čiastky, ktorej splatnosť uplynula ako posledná. Od tejto čiastky preberá aj splatnosť.
Funkciu uvidíte, ak máte operáciu „Hromadné vytváranie dokladov“ alebo „Hromadné vytváranie dokladov len zo schválených záznamov“. S druhou ReFIS použije len schválené doklady, čiastky z nich a schválené pracovné záznamy.