Adresář

Modul Adresář obsahuje osoby, se kterými firma spolupracuje - dodavatele, odběratele, zaměstnance, úřady a další firmy i fyzické osoby. Na osoby z adresáře odkazují doklady, částky, projekty, produkty i pracovní záznamy.

Adresář najdete v menu Jiné → Adresář.

V seznamu vidíte u každé osoby „Jméno/název“, „IČO“, „IČ DPH“, „Identifikátor osoby“, „Typ osoby“, zda jde o fyzickou osobu a zda má uživatelský účet. U fyzických osob jsou navíc sloupce „Jméno“ a „Příjmení“. Neaktivní osoby jsou přeškrtnuté.

Vlevo osoby filtrujete podle:

• jména nebo názvu
• typu osoby - zobrazí se i osoby podřízených typů
• toho, zda mají uživatelský účet, zda jsou fyzické osoby nebo dlužníci
• počátečního písmene

Seznam ve výchozím stavu ukazuje jen aktivní osoby. Neaktivní zobrazíte, když zrušíte „Pouze aktivní osoby“.

V rozšířeném vyhledávání („Vyhledat osoby“) hledáte i podle IČO, DIČ, IČ DPH, Peppol ID, plátců DPH, státu (domácí, jiný stát, státy EU), poznámky, nálepek nebo podle dokladů osoby - například osoby, které ve zvoleném období mají, nebo nemají doklad zvoleného typu. Vyhledávání si můžete uložit.

Funkcí „Přidat osobu“ otevřete formulář. Vyplníte „Typ osoby“, „Jméno/název“ a u fyzické osoby i jméno a příjmení. U slovenských a českých firem stačí začít psát název nebo IČO - ReFIS nabídne firmy z veřejných rejstříků a po výběru vyplní IČO, DIČ, IČ DPH, plátce DPH, sídlo, bankovní účty i Peppol ID. Firmu z jiného státu EU najdete podle IČ DPH v systému VIES - ReFIS doplní název a adresu, pokud je daný stát ve VIES zveřejňuje.

Pokud už v adresáři existuje osoba se stejným názvem, IČO nebo DIČ, ReFIS vás na to upozorní. Osobu však uložit můžete.

Formulář má tyto záložky:

• „Osobní údaje“ - jen u fyzické osoby: státní příslušnost, rodné číslo, datum narození, občanský průkaz a jeho platnost
• „Kontakty“ - telefon, mobil, web, Peppol ID, e-mailové adresy a adresy. U každého e-mailu zvolíte typ, například „E-mail pro faktury“ nebo „E-mail pro objednávky“. Hlavní adresa je „Sídlo/bydliště“, dále můžete přidat „Doručovací adresa“ a další adresy.
• „Bankovní účty“ - čísla účtů osoby, banka a měna
• „Související osoby“ - vztahy k jiným osobám v adresáři, například „Je kontaktní osobou pro...“ nebo „Je jednatelem...“
• „Fakturace“ - „Splatnost (dny)“, „Směrovací reference na fakturách“, výchozí chování při odesílání dokladů („Ve výchozím nastavení posílat proforma faktury namísto faktur“, „Ve výchozím nastavení posílat dodací list ještě před fakturací“, „Požaduje papírové doklady“) a označení dlužníka
• „Ostatní“ - jazyky, ve kterých osoba komunikuje, a nálepky

Pokud osoba nemá vyplněnou splatnost, použije se splatnost vlastní firmy.

Nová osoba přebírá z neurčené osoby nastavení „Požaduje papírové doklady“, „Ve výchozím nastavení posílat proforma faktury namísto faktur“ a „Ve výchozím nastavení posílat dodací list ještě před fakturací“. Pokud je tedy chcete mít zapnuté u většiny nových osob, zapněte je u neurčené osoby. Ve formuláři je před uložením můžete změnit.

Osoba může mít i uživatelský účet, díky kterému se může přihlásit do ReFISu. Zaškrtnete „Má i uživatelský účet (možnost přihlásit se)“ a vyplníte e-mail a uživatelské jméno. Tato část formuláře se zobrazí jen uživateli s oprávněním přidávat nebo upravovat uživatele. Funkcí „Poslat přístup e-mailem“ pak osobě pošlete odkaz, přes který si nastaví heslo.

• „Zkontrolovat údaje“ - zvolené osoby porovná s veřejnými rejstříky (obchodní a živnostenský rejstřík, ověřování plátců DPH VIES) a ukáže, co se liší - název, IČO, DIČ, IČ DPH, plátce DPH, Peppol ID, sídlo a bankovní účty. Změny, které potvrdíte, ReFIS uloží.
• „Sloučit osoby“ - z více záznamů téže osoby udělá jeden. Zvolíte hlavní záznam; doklady, částky, projekty, produkty a pracovní záznamy ostatních osob se přiřadí jemu. Prázdné údaje hlavního záznamu ReFIS doplní z ostatních a přidá jejich e-maily, bankovní účty, Peppol ID a nálepky. Uživatelský účet může mít nejvýše jedna ze slučovaných osob.
• „Aktivovat osoby“ a „Deaktivovat osoby“ - neaktivní osoby se ve výchozím stavu v seznamu nezobrazují. Pokud má osoba uživatelský účet, deaktivuje se i on. Při deaktivaci můžete stornovat i smlouvy, kde je osoba smluvní stranou.
• „Hromadně upravit osoby“ - zvoleným osobám najednou změníte typ osoby, nastavíte, zda jsou fyzické osoby, nebo vymažete identifikátor osoby.
• „Smazat osoby“ - doklady, částky, projekty a další záznamy smazané osoby zůstanou, ReFIS je přiřadí neurčené osobě. Uživatelský účet osoby se nesmaže, jen deaktivuje.
• „Importovat z XLSX“ a „Exportovat seznam do XLSX“ - hromadné nahrání osob z tabulky a stažení adresáře se zvolenými sloupci.

Adresář obsahuje dva zvláštní záznamy, které nemůžete smazat ani deaktivovat:

• Neurčená osoba - patří k ní částky a doklady, u kterých osoba není známá. Například při importu výpisu z účtu se nemusí podařit určit všechny osoby a některé částky se přiřadí neurčené osobě. Díky tomu je snadno najdete a doplníte. Neurčené osobě připadnou i záznamy smazaných osob.
• Vlastní firma - vaše firma. Její údaje upravíte v menu Jiné → Nastavení → Základní informace o firmě.

Osobu označíte jako dlužníka v záložce „Fakturace“ („Dlužník (nebo má problémy se solventností)“) a můžete připsat i důvod. U slovenských a českých firem ReFIS navíc pravidelně kontroluje veřejné zdroje a osobu sám označí jako „Dlužník podle veřejných zdrojů“. Kontroluje:

• u slovenských firem dluhy vůči Sociální pojišťovně a Všeobecné zdravotní pojišťovně a stav firmy v rejstříku (likvidace, konkurs, pozastavená činnost, zrušení, dědické řízení)
• u českých firem registr nespolehlivých plátců DPH a insolvenční rejstřík

Dlužníky vidíte ve filtru „Pouze dlužníci“, v detailu osoby a při výběru osoby ve formulářích, kde jsou zvýraznění červeně. Když se údaje z veřejných zdrojů změní, objeví se v Úkolech úkol „Změna údajů v adresáři ohledně dluhů a konkursů“.

Uživatel s oprávněním zobrazit adresář vidí všechny osoby, adresář se podle typů osob ani nálepek neomezuje. Přidání, úprava, smazání, sloučení, aktivace a deaktivace osob jsou samostatná oprávnění.

Osobu, která má uživatelský účet, může smazat, aktivovat nebo deaktivovat jen uživatel s oprávněním upravovat, resp. mazat uživatele.

• Typy osob
• Splatnost
• Číslo bankovního účtu
• Elektronická fakturace